Vereinbarung ausgelagerte Verarbeitungsdienstleistungen mit Kundenzustimmung – Vertragsvorlage IFS Logistics V3

Das Umetikettieren für einen Handelskunden übernimmt ein Co-Packer zwei Straßen weiter, doch ob der Kunde davon weiß und wer die Etikettenbilanz prüft, ist nirgends festgehalten. Lagern Sie logistische Verarbeitungsdienstleistungen ganz oder teilweise aus, brauchen Sie eine schriftliche Vereinbarung mit prozessinternen Kontrollen und gegebenenfalls die Zustimmung des Kunden. Die Vereinbarung ausgelagerte Verarbeitungsdienstleistungen für IFS Logistics V3 bündelt beides vor dem ersten Auftrag. Erfasst werden Vertragsparteien, Durchführungsort, Registrierung als Lebensmittelunternehmer und die ausgelagerte Tätigkeit von Etikettierung über Auftauen und Reifung bis zur Sortierung. Die Zulassung erfolgt über IFS Food, IFS Logistics oder ein dokumentiertes Lieferantenaudit. 16 Anforderungen von Line-Clearance und Etikettenlenkung über Mengenbilanz und Rückverfolgbarkeit bis zu Meldepflichten werden angekreuzt, ergänzt um prozessinterne Kontrollen und einen Überwachungsplan. Bestätigung, die Prüfung der Zustimmungspflicht und die schriftliche Kundenzustimmung schließen die Vorlage ab.

Inhalt der Vorlage

• Hinweis zur Verwendung mit Zuständigkeiten und Aktualisierung
• Vertragsparteien, Durchführungsort, Notfallkontakt und Registrierung
• Beschreibung der ausgelagerten Tätigkeit mit Produkten und Statusware
• Zulassung des Dienstleisters über drei Zulassungswege
• 16 vereinbarte Anforderungen mit IFS-Bezug
• Prozessinterne Kontrollen mit Anfangs-, Zwischen- und Endkontrolle
• Überwachungsplan von der Übergabe bis zur Jahresbewertung
• Bestätigung durch Dienstleister, IFS-B und Geschäftsführung
• Prüfung der Zustimmungspflicht und schriftliche Kundenzustimmung
• Zustimmungserklärung des Kunden und Änderungshistorie

Normbezug IFS Logistics Version 3

Für wen ist die Vorlage geeignet?

Für IFS-Beauftragte, Lagerleitung, Vertrieb und Beratende in Lager-, Transport- und Speditionsunternehmen, die

• Etikettierung, Umpacken oder Reifung an Dritte vergeben,
• Co-Packer oder Fremdpersonal am eigenen Standort einsetzen,
• die Zustimmung ihrer Kunden schriftlich nachweisen müssen.

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Häufige Fragen

Wann wird die Vereinbarung benötigt?

Die Vereinbarung ausgelagerte Verarbeitungsdienstleistungen wird abgeschlossen, bevor Tätigkeiten wie Etikettierung, Verpackung, Auftauen, Gefrieren, Reifung oder Sortierung erstmals ganz oder teilweise an einen Dritten vergeben werden. Bei Wechsel von Dienstleister, Standort oder Tätigkeit wird sie aktualisiert.

Wann ist die Zustimmung des Kunden erforderlich?

Abschnitt 07 prüft fünf Kriterien, etwa Vorgaben der Kundenvereinbarung, Eingriffe in Verbraucherverpackung oder Kennzeichnung und den Transport der Ware zum Dienstleister. Trifft eines zu, wird die Zustimmung schriftlich eingeholt. Mündliche Zustimmungen gelten nicht als Nachweis.

Ist das Register ausgelagerter Prozesse enthalten?

Nein. Register ausgelagerter Prozesse, Kundenanforderungsprofil, Etikettenkontrolle, Line-Clearance-Protokoll und die VA zum Lieferanten- und Dienstleistermanagement sind eigene Dokumente und gehören nicht zu diesem Download.

Kann ich die Vorlage anpassen?

Ja. Die Datei ist vollständig in Word bearbeitbar. Tätigkeiten, Prüfmerkmale, Toleranzen, Fristen und Kontrollhäufigkeiten passen Sie über die Platzhalter an Ihr Unternehmen und den Dienstleister an.