Checkliste unangekündigte Audits IFS Logistics V3 – Audit-Bereitschaft prüfen und nachweisen

Beim unangekündigten Audit gibt es keine Vorbereitungswoche: Der Auditor steht irgendwann im Zeitfenster an der Pforte – vielleicht in der Nachtschicht, vielleicht während der Urlaub der IFS-Beauftragten läuft. Mit der Checkliste unangekündigte Audits prüfen und belegen Sie regelmäßig, dass Ihr Betrieb jederzeit bereit ist: Fälligkeit, Zeitfenster, Kontaktpersonen und Sperrzeiten, Umsetzungsstand vor Fensterbeginn, Pfortenaushang, Legitimationsprüfung und Alarmkette mit gemessenen Zeitzielen, Besucherausstattung, Alarmübungen außerhalb der Bürozeiten, Auditordner mit zwölf Registern, Pflichtangaben-Datenblatt, Systemzugriff, Bereitschaftsrundgang durch Außengelände, Lager, Kühlbereiche und Fahrzeuge, Stichprobe der Aufzeichnungen, Interviewfragen für Mitarbeitende, Behördenbesuche, Logoverwendung und Integrity On-site Checks.

Inhalte der Checkliste

• Stammdaten mit Anlass, Fälligkeit, Zeitfenster, gemeldeten Sperrzeiten und Schicht
• Bewertungsschlüssel i. O., n. i. O. und n. a. mit Kennzeichnung kritischer Punkte
• Zeitfenster, Kontaktpersonen, Sperrzeiten und saisonale Dienstleistungen
• Umsetzungsstand vor Fensterbeginn: interne Audits, Managementbewertung, Korrekturmaßnahmen, Pflichtaktivitäten
• Pforte, Legitimationsprüfung, Alarmkette und Begleitung in jeder Schicht
• Zeitziele für Information, Begleitung und Eröffnung, Besucherausstattung und Alarmübungen
• Auditordner mit zwölf Registern, Pflichtangaben-Datenblatt und Systemzugriff
• Bereitschaftsrundgang: Außengelände, Wareneingang, Lager, Kühlbereiche, Fahrzeuge, Sozialräume, Werkstatt
• Stichprobe der Aufzeichnungen, Mitarbeiterbriefing und typische Interviewfragen
• Behördenbesuche, Logoverwendung, Integrity On-site Checks, Feststellungen, Auswertung und Bestätigung

Normbezug IFS Logistics Version 3

Für wen ist die Checkliste geeignet?

Für IFS-Beauftragte, Lager-, Distributions- und Transportleitungen in Logistikunternehmen, die

• die unangekündigte Auditoption gewählt haben oder auf sie umstellen,
• ihre Bereitschaft im Zeitfenster regelmäßig prüfen und nachweisen wollen,
• Pforte, Schichtleitungen und Mitarbeitende auf Integrity On-site Checks vorbereiten.

Weitere Checklisten zu IFS Logistics finden Sie in unseren Checklisten.

Häufige Fragen

Wie oft wird die Checkliste eingesetzt?

Vollständig zu Beginn des Zeitfensters, danach quartalsweise sowie nach jeder Alarmübung und bei wesentlichen Änderungen. Der Teil „Betriebsbereitschaft vor Ort“ dient im Zeitfenster zusätzlich als wöchentlicher Rundgang.

Was sind kritische Prüfpunkte?

Mit Stern markierte Punkte zu Fristen, Meldungen, Umsetzungsstand, Empfang und Alarmkette sowie zu CCP-Aufzeichnungen und Lücken in Aufzeichnungen. Schon ein offener kritischer Punkt setzt die Ampel auf Rot.

Wie hängt sie mit der Zertifizierungsvorbereitung zusammen?

Die vollständige Selbstbewertung aller Anforderungen erfolgt vor Fensterbeginn mit der Checkliste Zertifizierungsvorbereitung (CL-L0-01). Diese Checkliste prüft anschließend, ob der erreichte Stand im gesamten Zeitfenster gehalten wird.

Kann ich Zeitziele und Schwellenwerte anpassen?

Ja. Zeitziele, Stichprobenumfänge, Abrufzeiten und Ampelgrenzen sind Beispielwerte. Passen Sie sie an Ihre Schichtmodelle, Kundenvorgaben und Bezugsdokumente an.