Schriftliche Übertragung von Aufgaben und Pflichten (Delegationsnachweis) – IFS Logistics V3 Word-Vorlage

Der Schädlingsbekämpfer kommt alle sechs Wochen, legt seinen Bericht in den Briefkasten, und niemand im Haus liest ihn oder begleitet die Inspektion. Im Audit heißt es dann, die Verantwortung liege beim Dienstleister. Sie liegt aber im Unternehmen, und dafür braucht es eine benannte Person. Die Vorlage Schriftliche Pflichtenübertragung für IFS Logistics V3 regelt jede Übertragung besonderer Aufgaben, die über die Stellenbeschreibung hinausgeht. Erfasst werden übertragende Stelle, beauftragte Person, Art der Übertragung, Bereich, Gültigkeit und Bezug zur Stellenbeschreibung. Aufgaben werden konkret mit Umfang, Grenzen und IFS-Bezug beschrieben, die interne Aufsicht über Schädlingsbekämpfung, Reinigung, Transport, Wartung und Zeitarbeit mit Überwachungsmechanismus festgelegt. Befugnisse, Budget, Zeitbudget, Systemrechte, acht Voraussetzungen der Wirksamkeit, Berichtsweg, Überwachung, Annahme und Beendigung schließen das Formular ab.

Inhalt des Formulars

• Hinweis zur Verwendung mit Anwendungsfällen und Überprüfung
• Übertragende Stelle, beauftragte Person und Art der Übertragung
• Gültigkeit und Bezug zu Stellenbeschreibung oder Bestellurkunde
• Übertragene Aufgaben mit Umfang, Grenzen und IFS-Bezug
• Interne Aufsicht über Dienstleister und Zeitarbeitskräfte
• Befugnisse, ausgenommene Entscheidungen, Budget und Systemrechte
• Acht Voraussetzungen für eine wirksame Übertragung
• Berichtsweg, Eskalation und Überwachung durch die übertragende Stelle
• Jährliche Überprüfung mit Ergebnis
• Annahme, Freigabe, Beendigung und Änderungshistorie

Normbezug IFS Logistics Version 3

Für wen ist die Vorlage geeignet?

Für Geschäftsführung, Personalabteilungen, IFS-Beauftragte und Beratende in Lager-, Transport- und Speditionsunternehmen, die

• besondere Pflichten über die Stellenbeschreibung hinaus übertragen müssen,
• eine interne Aufsicht über beauftragte Dienstleister benennen wollen,
• die Wirksamkeit von Delegationen nachvollziehbar überwachen möchten.

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Häufige Fragen

Wofür wird das Formular verwendet?

Die schriftliche Pflichtenübertragung legt fest, wer welche besondere Aufgabe mit welchen Befugnissen und Mitteln übernimmt, wie berichtet wird und wie die übertragende Stelle die Erfüllung überwacht, zum Beispiel für ein Außenlager oder die Aufsicht über einen Dienstleister.

Kann die Geschäftsführung ihre Verantwortung ganz abgeben?

Nein. Die Gesamtverantwortung für Produktsicherheit und Produktqualität ist nicht delegierbar. Auch bei Dienstleistern bleibt die Verantwortung im Unternehmen, deshalb wird immer eine interne Person mit Überwachungsauftrag benannt.

Sind Stellenbeschreibung und RACI-Matrix enthalten?

Nein. Stellenbeschreibung, Vertretungsregelung Schlüsselrollen, RACI-Matrix und Schlüsselrollenmatrix sind eigene Dokumente und gehören nicht zu diesem Download.

Kann ich die Vorlage anpassen?

Ja. Die Datei ist vollständig in Word bearbeitbar. Aufgaben, Aufsichtsbereiche, Befugnisse, Wertgrenzen und Berichtsturnus passen Sie über die Platzhalter an Ihr Unternehmen an.