Formular Meldeformular IFS Logistics V3 – Meldung an die Zertifizierungsstelle, Fristberechnung, Folgemeldung

Die Lebensmittelüberwachung hat am Montag eine Sperrung angeordnet, die IFS-Beauftragte erfährt am Mittwoch davon, und die Frist von drei Werktagen läuft bereits seit der Anordnung vor Ort. Eine verspätete Meldung kann bis zur Suspendierung des Zertifikats führen. Das Meldeformular IFS Logistics V3 sorgt dafür, dass jede meldepflichtige Information vollständig, fristgerecht und nachweisbar bei der Zertifizierungsstelle ankommt. Es erfasst Absender, Empfänger, Meldungsart und Übermittlungsweg. Neun Kategorien von Rückruf und Behördenbesuch über Namens-, Standort- und Leistungsänderungen bis zu Schadensereignissen sind mit ihrer Frist hinterlegt, ergänzt um die Berechnung ab Kenntnis im Unternehmen. Sachverhalt mit eigenen Blöcken für Behördenbesuch, Rückruf und organisatorische Änderungen, Sofortmaßnahmen, vorläufige Ursache und Anlagen folgen. Freigabe, Übermittlung, Eingangsbestätigung, Folgemeldung nach spätestens sieben Werktagen und Abschluss schließen das Formular ab.

Inhalt des Formulars

• Hinweis zur Verwendung mit Fristen, Folgemeldung und Aufbewahrung
• Absender, Empfänger, Meldungsart und Übermittlungsweg
• Meldekategorien M1 bis M9 mit Frist gegenüber der Zertifizierungsstelle
• Fristberechnung ab Kenntnis im Unternehmen
• Sachverhalt und Angaben zum Behördenbesuch
• Angaben zu Rückruf und Rücknahme
• Organisatorische Änderungen und Folgen für die Zertifizierung
• Sofortmaßnahmen, vorläufige Ursache, Auswirkung und Anlagen
• Freigabe, Übermittlung und Einhaltung der Frist
• Eingangsbestätigung, Folgemeldung, Abschluss und Änderungshistorie

Normbezug IFS Logistics Version 3

Für wen ist die Vorlage geeignet?

Für IFS-Beauftragte, Stellvertretungen, Geschäftsführung und Beratende in Lager-, Transport- und Speditionsunternehmen, die

• Rückrufe und Behördenbesuche fristgerecht melden müssen,
• Änderungen an Firma, Standort oder Leistungen anzeigen wollen,
• jede Meldung im Audit mit Datum und Eingangsbestätigung belegen möchten.

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Häufige Fragen

Wofür wird das Formular verwendet?

Das Meldeformular IFS Logistics dokumentiert jede Meldung an die Zertifizierungsstelle von der Fristberechnung über Sachverhalt und Sofortmaßnahmen bis zu Eingangsbestätigung, Folgemeldung und Abschluss.

Wann beginnt die Frist?

Mit der Kenntnis im Unternehmen, also zum Beispiel mit der Anordnung vor Ort, dem Zugang des Bescheids oder der Entscheidung zum Rückruf, nicht erst mit der Information der IFS-B. Das Formular hält Tag 0, interne Meldung, Zielfrist und Fristende fest.

Ist die Entscheidungstabelle zur Meldepflicht enthalten?

Nein. Die Entscheidungstabelle steht in der VA Meldepflichten gegenüber der Zertifizierungsstelle; Melderegister und Behördenbesuchsregister sind ebenfalls eigene Dokumente und gehören nicht zu diesem Download.

Kann ich die Vorlage anpassen?

Ja. Die Datei ist vollständig in Word bearbeitbar. Zertifizierungsstelle, interne Fristen, Kategorien, Übermittlungswege und Freigaberegelung passen Sie über die Platzhalter an Ihr Unternehmen und Ihren Zertifizierungsvertrag an.