Vertragsprüfungsprotokoll für Machbarkeit, Zulässigkeit und Rechtmäßigkeit – IFS Logistics V3 Word-Vorlage

Der Vertrieb sagt dem neuen Kunden Tiefkühllagerung mit Etikettierung zu, doch erst nach der ersten Anlieferung stellt sich heraus, dass die TK-Kapazität nicht reicht, die Etikettierung nicht im Zertifizierungsumfang liegt und das WMS keine Chargen erfasst. Eine Vertragsprüfung hätte das vorher gezeigt. Das Vertragsprüfungsprotokoll für IFS Logistics V3 dokumentiert vor Angebot oder Zusage, ob eine Kundenvereinbarung machbar, zulässig und rechtmäßig ist. Erfasst werden Kunde, Anlass vom Neukunden bis zur Vertragsverlängerung, Kundenunterlagen, Leistungen, Produkt-Scopes und Temperaturklassen. Lager, Disposition, Technik, IT, Personal, IFS-B und Einkauf bestätigen ihren Prüfbereich. Neun Punkte prüfen die Auswirkung auf Leistungsbeschreibung, Fließdiagramm, Gefahrenanalyse, Allergenregister und Zertifizierungsumfang, neun Rechtsgebiete von Lebensmittelrecht über ATP und Gefahrgut bis zu Zoll und Haftung die Rechtmäßigkeit. Maßnahmen, Entscheidung, Freigabe und Umsetzung im Erstauftrag schließen das Protokoll ab.

Inhalt des Formulars

• Hinweis zur Verwendung mit Anlässen, Zuständigkeiten und Vier-Augen-Prinzip
• Stammdaten, Anlass, Leistungen, Produkt-Scopes und Temperaturklassen
• Machbarkeitsprüfung in sieben Prüfbereichen
• Auswirkung auf HACCP, Leistungsbeschreibung und Zertifizierungsumfang
• Prüfung von Zulässigkeit und Rechtmäßigkeit nach Rechtsgebieten
• Kriterien der Zulässigkeit und Ablehnung unzulässiger Kundenwünsche
• Maßnahmen vor Leistungsbeginn
• Entscheidung, Begründung und Freigabe
• Umsetzung in den Unternehmensbereichen mit Nachweis
• Vor-Ort-Prüfung des Erstauftrags und Änderungshistorie

Normbezug IFS Logistics Version 3

Für wen ist die Vorlage geeignet?

Für Vertrieb und Kundenservice, Geschäftsführung, IFS-Beauftragte und Beratende in Lager-, Transport- und Speditionsunternehmen, die

• Kundenanfragen vor der Zusage strukturiert prüfen müssen,
• alle betroffenen Bereiche nachvollziehbar einbinden wollen,
• unzulässige Kundenwünsche begründet ablehnen möchten.

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Häufige Fragen

Wofür wird das Formular verwendet?

Mit dem Vertragsprüfungsprotokoll prüfen Vertrieb, Fachbereiche und IFS-B vor Angebot oder Zusage jede Kundenvereinbarung auf Machbarkeit, Zulässigkeit und Rechtmäßigkeit und dokumentieren Entscheidung, Freigabe und Umsetzung im Erstauftrag.

Darf ohne Protokoll schon eine Testeinlagerung erfolgen?

Nein. Ohne vollständig ausgefülltes und freigegebenes Protokoll beginnt keine Leistung, auch keine Probe- oder Testeinlagerung. Mündliche Absprachen werden innerhalb weniger Arbeitstage schriftlich bestätigt.

Ist das Kundenanforderungsprofil enthalten?

Nein. Kundenanforderungsprofil, Vertrags- und Änderungsregister, Rechtskataster und Register Kundenanforderungen sind eigene Dokumente und gehören nicht zu diesem Download.

Kann ich die Vorlage anpassen?

Ja. Die Datei ist vollständig in Word bearbeitbar. Anlässe, Prüfbereiche, Rechtsgebiete, Freigabestellen und Fristen passen Sie über die Platzhalter an Ihr Unternehmen an.