Vernichtungs- und Löschprotokoll für Aufzeichnungen nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist – IFS Logistics V3 Word-Vorlage

Im Archiv stehen zwanzig Kartons Temperaturaufzeichnungen, und beim Aufräumen wird einfach alles entsorgt, was älter als drei Jahre ist. Dass für eine Charge noch eine Kundenreklamation offen war, merkt erst die nächste Anfrage. Das Vernichtungs- und Löschprotokoll für IFS Logistics V3 regelt die Vernichtung von Papieraufzeichnungen und die Löschung elektronischer Datenbestände erst nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist und nach Freigabe. Erfasst werden Vernichtungslauf, Anlass, Archiv, Vernichtungsliste und Grundlage von Archivverzeichnis über Aufbewahrungsfristen-Matrix bis Löschkonzept. Neun Prüfpunkte bestätigen Fristende, Haltbarkeitsende plus ein Jahr, handels- und steuerrelevante Unterlagen, Reklamationen, Rechtsstreitigkeiten, Kundenanforderungen, Sicherungsmedien und Migration bei Systemablösung. Papierbestände mit Kategorie und Methode, Datenbestände mit Löschmethode und Löschprotokoll, gesperrte Bestände, Dienstleister mit Zertifikat und die Freigabe schließen das Protokoll ab.

Inhalt des Formulars

• Hinweis zur Verwendung mit Freigabe und Aufbewahrung des Protokolls
• Stammdaten des Vernichtungslaufs mit Anlass, Archiv und Grundlage
• Prüfung von Fristen und Haltbarkeitsende vor der Freigabe
• Prüfung von Aufbewahrungssperren und Kundenanforderungen
• Prüfung elektronischer Daten, Sicherungsmedien und Migration
• Papierbestände mit Kategorie K1 bis K4 und Methode
• Elektronische Datenbestände und Datenträger mit Löschmethode
• Von der Vernichtung ausgenommene Bestände mit Wiedervorlage
• Durchführung durch Dienstleister mit Sicherheitsstufe und Zertifikat
• Freigabe, Bestätigung der Durchführung und Änderungshistorie

Normbezug IFS Logistics Version 3

Für wen ist die Vorlage geeignet?

Für IFS-Beauftragte, kaufmännische Leitungen, IT-Verantwortliche und Beratende in Lager-, Transport- und Speditionsunternehmen, die

• Archive jährlich oder bei Systemablösung bereinigen müssen,
• Vernichtung und Löschung nachvollziehbar freigeben wollen,
• gesperrte Bestände vor vorzeitiger Vernichtung schützen möchten.

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Häufige Fragen

Wofür wird das Formular verwendet?

Das Vernichtungs- und Löschprotokoll dokumentiert je Vernichtungslauf die Prüfung von Fristen und Sperren, die vernichteten Papierbestände, die gelöschten Datenbestände, die ausgenommenen Bestände und die Freigabe durch IFS-B und kaufmännische Leitung.

Was passiert mit Beständen unter Sperre?

Bestände mit laufender Reklamation, Rückruf, Rechtsstreit oder Kundenanforderung werden ausgenommen, mit „Sperre bis …“ gekennzeichnet und zur Wiedervorlage notiert. Im Zweifel bleibt der Bestand erhalten und wird mit der IFS-B geklärt.

Ist die Aufbewahrungsfristen-Matrix enthalten?

Nein. Aufbewahrungsfristen-Matrix, Archivverzeichnis, Löschkonzept und Vernichtungszertifikat des Dienstleisters sind eigene Dokumente und gehören nicht zu diesem Download.

Kann ich die Vorlage anpassen?

Ja. Die Datei ist vollständig in Word bearbeitbar. Kategorien, Methoden, Sicherheitsstufen, Freigabestellen und Zeilenanzahl passen Sie über die Platzhalter an Ihr Unternehmen an.