Checkliste Dokumentenlenkung IFS Logistics V3 – Dokumente, Aufzeichnungen und elektronische Systeme

Veraltete Arbeitsanweisungen an der Rampe, Korrekturflüssigkeit im Temperaturprotokoll, ein Sammelkonto im WMS oder Aufzeichnungen, die nach einem Jahr nicht mehr auffindbar sind – Feststellungen zu Dokumenten und Aufzeichnungen gehören zu den häufigsten im IFS-Audit. Mit der Checkliste Dokumentenlenkung prüfen Sie im internen Audit nicht am Schreibtisch, sondern dort, wo die Dokumente gebraucht werden: Masterliste, Kennzeichnung und Freigabe, Änderungsgrund und Regelüberprüfung, Verfügbarkeit in allen Schichten, im Außenlager und im Fahrzeug, externe Dokumente und Kundenspezifikationen, Gute Dokumentationspraxis beim Ausfüllen und Korrigieren, Prüfung von Aufzeichnungen, persönliche Konten, Audit Trail und Datensicherung elektronischer Systeme sowie Aufbewahrungsfristen, Abruftest, Archiv und Vernichtung.

Inhalte der Checkliste

• Stammdaten mit geprüften Orten, Systemen, Produkt-Scopes und Gesprächspartnern
• Bewertungsschlüssel mit Entsprechung im IFS-Bewertungssystem, Aufzeichnungskategorien und Systemklassen
• Dokumenten-Masterliste, kritische Dokumente, Widerspruchsfreiheit, Kennzeichnung und verständliche Gestaltung
• Erstellung, Vier-Augen-Prinzip, Freigabe, Änderungsfristen, Folgeänderungen und Regelüberprüfung
• Verfügbarkeit am Arbeitsplatz, in Fahrzeugen, Außenlagern und bei Subunternehmern
• Externe Dokumente, Kundenspezifikationen, Sicherheitsdatenblätter und sichere Aufbewahrung
• Aufzeichnungsverzeichnis, Kürzelliste, Gute Dokumentationspraxis, Korrekturen und Schutz vor Manipulation
• Prüfung von Aufzeichnungen, Plausibilitätsabgleich mit Systemdaten und Umgang mit fehlenden Aufzeichnungen
• Elektronische Aufzeichnungen: Berechtigungen, MFA, Audit Trail, Rohdaten, Zeitsynchronisation, Datensicherung, Notfallbetrieb
• Aufbewahrungsfristen, Abruftest, Archiv, Vernichtung, Schulung, Feststellungen und Auswertung mit Ampel

Normbezug IFS Logistics Version 3

Für wen ist die Checkliste geeignet?

Für IFS-Beauftragte, interne Auditoren, QM und IT-Verantwortliche in Logistikunternehmen, die

• die Anforderungen 2.1.1 und 2.1.2 im internen Audit vollständig prüfen,
• vor dem IFS-Audit Dokumente am Arbeitsplatz und Aufzeichnungen stichprobenartig kontrollieren,
• nach Einführung oder Wechsel von DMS, WMS oder Temperaturmonitoring die Lenkung bestätigen wollen.

Weitere Checklisten zu IFS Logistics finden Sie in unseren Checklisten.

Häufige Fragen

Wird nur die Dokumentation am Schreibtisch geprüft?

Nein. Die Prüfung erfolgt vor Ort an Rampe, Kühlhaus, Leitstand, in Fahrzeugen, Außenlagern und in den Systemen. Die Stichprobentabellen halten Revisionsstände und Mängel je Aufzeichnung fest.

Was bedeuten die Kategorien K1 bis K4?

K1 sind produktsicherheitskritische Aufzeichnungen wie CCP- und Temperaturprotokolle, K2 Rückverfolgbarkeit und Kundenvertrag, K3 Basisprogramme, K4 Managementsystem. Für K1 gelten strengere Regeln bei Korrektur, Prüfung und Sperrung.

Wird die IT einbezogen?

Ja. Prüfteil D behandelt Systeminventar, Berechtigungen, Kontosperrung bei Austritt, Audit Trail, Zeitsynchronisation, Datensicherung, Notfallbetrieb und SaaS-Verträge. Die IT-Verantwortlichen bestätigen diesen Teil mit ihrer Unterschrift.

Kann ich Fristen und Stichproben anpassen?

Ja. Änderungsfristen, Überprüfungsintervalle, Abrufzeiten, Stichprobenumfänge und Ampelgrenzen sind Beispielwerte aus einem durchgängigen Musterverfahren und lassen sich an Ihre Organisation anpassen.