Formular Hinweisgeber Meldeformular ISO 26000:2021 (Word) – Hinweis und Beschwerde mit Bearbeitungsvermerk

Wer einen Verstoß beobachtet, braucht einen einfachen und vertraulichen Weg, ihn zu melden. Mit diesem Hinweisgeber Meldeformular ISO 26000 können Beschäftigte, Geschäftspartner, Beschäftigte in der Lieferkette und weitere Betroffene Hinweise und Beschwerden einreichen, mit Namen oder anonym. Sie wählen Art und Themenbereich, etwa Korruption, Menschenrechte, Diskriminierung, Umwelt oder Datenschutz, und beschreiben Sachverhalt, Beteiligte, Zeitraum und Belege. Eine Frage nach Gefahr für Personen oder Umwelt lenkt dringende Fälle sofort weiter. Der Bearbeitungsvermerk ist nur für die interne Meldestelle bestimmt und hält Eingang, Fristen, Zuständigkeit, Befangenheit, Plausibilität und Löschung fest.

Inhalte des Formulars

• Zweck und Anwendung für interne und externe Hinweisgebende
• Meldung mit Namen oder anonym, Kontakt für Rückfragen
• Rolle der meldenden Person von Beschäftigten bis Anwohnern
• Hinweis auf Vertraulichkeit und anonyme Meldekanäle
• Art der Meldung und Themenbereich
• Bereich, Zeitraum, Beteiligte, laufender Vorfall und Gefahr
• Sachverhalt, Belege und gewünschte Abhilfe
• Bearbeitungsvermerk mit Eingang, Eingangsbestätigung und Zuständigkeit
• Befangenheit, Plausibilität, Sofortmaßnahmen und Menschenrechtsbezug
• Rückmeldung, Abschluss, Löschung und Unterschriften der Meldestelle

Normbezug und Rechtsgrundlagen

Für wen ist das Formular geeignet?

Für interne Meldestellen, Compliance, CSR-Beauftragte und Berater, die

• einen schriftlichen Meldeweg neben Online-System oder Telefon anbieten,
• Hinweise und Beschwerden in einem Formular zusammenführen wollen,
• Fristen und Bearbeitungsschritte der Meldestelle dokumentieren müssen.

Das Formular ist branchenneutral und für Organisationen jeder Größe nutzbar.

Häufige Fragen

Ersetzt das Formular ein Hinweisgebersystem?

Nein. Es ist ein Meldeweg und eine Bearbeitungshilfe. Die interne Meldestelle mit ihren Zuständigkeiten, Kanälen und Abläufen müssen Sie gesondert einrichten.

Wie bleiben anonyme Meldungen rückfragefähig?

Über einen Online-Kanal mit anonymem Postfach oder ein Postfach, das die Meldestelle regelmäßig prüft. Das Formular verweist auf diese Kanäle; tragen Sie Link und Adresse ein.

Welche Fristen gelten für die Meldestelle?

Der Bearbeitungsvermerk nennt sieben Tage für die Eingangsbestätigung und drei Monate für die Rückmeldung. Prüfen Sie die Fristen bei Änderungen des Hinweisgeberschutzgesetzes.

Sind die mitgeltenden Dokumente enthalten?

Nein. Die im Formular genannten Verfahrensanweisungen, Formulare und Excel-Tools gehören nicht zu diesem Download.