Verfahrensanweisung Rollen und Verantwortlichkeiten ISO 26000:2021 (Word) – Befugnisse, Bestellung, CSR-Team und RACI-Matrix

Gesellschaftliche Verantwortung wirkt nur, wenn sie in der Linie verankert ist und nicht neben ihr steht. Diese Verfahrensanweisung zu Rollen und Verantwortlichkeiten ISO 26000 legt fest, wie Sie alle Aufgaben Ihres Managementsystems erfassen, Funktionen zuordnen und für jede Rolle Aufgaben, Befugnisse, Berichtsweg, Kompetenz, Zeitanteil und Vertretung bestimmen. Die oberste Leitung bestellt CSR-Beauftragte, Menschenrechtsbeauftragte und weitere Funktionsträger schriftlich mit Informations-, Zutritts- und Vortragsrechten und der Zusage, dass aus der Aufgabe keine Nachteile entstehen. CSR-Team, RACI-Matrix und regelmäßige Berichte der Funktionsträger machen die Zuständigkeiten sichtbar und überprüfbar – nach den Abschnitten 6.2.3 und 7.4.3 der ISO 26000:2021.

Inhalte der Verfahrensanweisung

• Dokumentenübersicht mit Prozess, Prozesseigner, Freigabe, Normbezug und Turnus
• Prozessstammblatt mit Eingaben, Ergebnissen, Auslösern, Wechselwirkungen, Ressourcen, Risiken und Kennzahlen
• Ziel, Zweck und Geltungsbereich für alle Funktionen im Managementsystem
• Verantwortlichkeiten von oberster Leitung, CSR-Beauftragter bzw. CSR-Beauftragtem, Personal, Führungskräften und CSR-Team
• Leitsätze wie Eindeutigkeit, Kongruenz, Linienverantwortung, Unabhängigkeit und Vertretung
• Aufgaben und Rollenbedarf ermitteln, Rollen mit Kernaufgaben definieren
• Funktionsträger auswählen, Rollenkonflikte vermeiden, schriftlich bestellen und befugen
• CSR-Team mit Aufgabenstellung einsetzen, RACI-Matrix führen und bekanntgeben
• Rechenschaft der Funktionsträger, Nachfolge bei Ausscheiden und jährliche Überprüfung
• Normen und Rechtsgrundlagen mit Status, PDCA-Zuordnung, Vollständigkeitsprüfung und Änderungshistorie

Normbezug ISO 26000:2021

Für wen ist die Verfahrensanweisung geeignet?

Für Geschäftsführungen, Personalabteilungen und CSR-Beauftragte, die

• Zuständigkeiten für gesellschaftliche Verantwortung erstmals verbindlich festlegen wollen,
• CSR- oder Menschenrechtsbeauftragte mit klaren Befugnissen bestellen müssen,
• Rollen aus bestehenden Managementsystemen nach ISO 9001 oder ISO 14001 sinnvoll ergänzen möchten.

Die Vorlage ist branchenneutral und für Organisationen jeder Größe anpassbar.

Häufige Fragen

Ist die oder der CSR-Beauftragte für die Umsetzung verantwortlich?

Nein. Beauftragte beraten, koordinieren und überwachen. Die Verantwortung für die Umsetzung bleibt in der Linie und letztlich bei der obersten Leitung. Die Verfahrensanweisung trennt diese Rollen klar.

Brauche ich eine Menschenrechtsbeauftragte oder einen Menschenrechtsbeauftragten?

Die Verfahrensanweisung sieht die Rolle vor, um das Risikomanagement zu Menschenrechten zu überwachen. Für Unternehmen, die unter das Lieferkettengesetz fallen, ist eine betriebsinterne Zuständigkeit gesetzlich festzulegen. Alle anderen können die Rolle freiwillig oder in Personalunion besetzen.

Was gehört in eine Bestellung?

Aufgaben, Befugnisse wie Informations-, Zutritts- und Vortragsrechte, Zeitanteil, Berichtsweg, Vertretung, Beginn, die Annahmeerklärung und die Zusage, dass aus der Aufgabenerfüllung keine Nachteile entstehen. Eine Bestellung ohne Zeit, Befugnis und Zugang zur Leitung bleibt wirkungslos.

Sind die mitgeltenden Dokumente enthalten?

Nein. RACI-Matrix, Bestellurkunden, Stellenbeschreibung CSR-Beauftragte/r, Aufgabenstellung CSR-Team, Sitzungsprotokoll, Qualifikationsmatrix, die Verfahrensanweisungen zu Entscheidungsprozessen, Kompetenz und Managementbewertung sowie die Onboarding-Präsentation gehören nicht zu diesem Download.