Verfahrensanweisung Stakeholdermanagement ISO 26000:2021 (Word) – Anspruchsgruppen ermitteln, priorisieren und einbinden

Wer ist von Ihren Entscheidungen betroffen – und wer wird gehört? Diese Verfahrensanweisung zum Stakeholdermanagement ISO 26000 legt fest, wie Sie Anspruchsgruppen über die Auswirkungen Ihrer Organisation ermitteln statt über bestehende Kontakte, wie Sie sie nach Betroffenheit, Einfluss und Dringlichkeit priorisieren und daraus die passende Einbindungsstufe ableiten: informieren, konsultieren, Dialog führen oder zusammenarbeiten. Dialogplan, Einladung, Protokoll, Auswertung und verbindliche Rückmeldung an die Teilnehmenden sind klar geregelt. Gruppen ohne eigene Stimme, etwa Beschäftigte tieferer Lieferstufen oder künftige Generationen, werden ausdrücklich berücksichtigt – nach Abschnitt 5.3 der ISO 26000:2021.

Inhalte der Verfahrensanweisung

• Dokumentenübersicht mit Prozess, Prozesseigner, Freigabe, Normbezug und Turnus
• Prozessstammblatt mit Eingaben, Ergebnissen, Auslösern, Wechselwirkungen, Ressourcen, Risiken und Kennzahlen
• Ziel, Zweck und Geltungsbereich mit Abgrenzung zu gesetzlichen Beteiligungsverfahren
• Verantwortlichkeiten von oberster Leitung, CSR-Beauftragter bzw. CSR-Beauftragtem, CSR-Team, Kontaktpaten und Kommunikation
• Grundsätze wie „Betroffenheit vor Lautstärke“, Zweiseitigkeit, Verlässlichkeit und Schutz der Teilnehmenden
• Anspruchsgruppen ermitteln mit Leitfragen und fünf Gruppenkategorien, Steckbrief je Gruppe
• Bewerten und priorisieren, Interessen abwägen und Zielkonflikte entscheiden
• Dialog planen, durchführen und Bedingungen für einen aussagekräftigen Dialog prüfen
• Ergebnisse auswerten, an Wesentlichkeit, Risiken und Ziele übergeben, Rückmeldung an die Teilnehmenden
• Normen und Rechtsgrundlagen mit Status, PDCA-Zuordnung, Vollständigkeitsprüfung und Änderungshistorie

Normbezug ISO 26000:2021

Für wen ist die Verfahrensanweisung geeignet?

Für CSR-Beauftragte, Nachhaltigkeitsverantwortliche und Managementbeauftragte, die

• Anspruchsgruppen erstmals systematisch erfassen und priorisieren wollen,
• Dialoge mit Nachbarschaft, Lieferanten, Beschäftigten oder Verbänden nachvollziehbar planen und dokumentieren müssen,
• Erwartungen der Anspruchsgruppen verlässlich in Wesentlichkeitsanalyse und Ziele überführen möchten.

Die Vorlage ist branchenneutral und für Organisationen jeder Größe anpassbar.

Häufige Fragen

Wer gilt als Anspruchsgruppe?

Maßgeblich ist die Betroffenheit durch Entscheidungen und Tätigkeiten der Organisation, nicht, wer sich meldet. Die Verfahrensanweisung unterscheidet interne Gruppen, Markt, Gesellschaft und Umfeld, Interessenvertretungen sowie Gruppen ohne eigene Stimme, die über Vertretungen berücksichtigt werden.

Muss ich jede Erwartung erfüllen?

Nein. Jede Erwartung wird gewürdigt und gegen Rechtsvorschriften, internationale Verhaltensstandards und die nachhaltige Entwicklung abgewogen. Bei Zielkonflikten entscheidet die oberste Leitung, die Begründung wird dokumentiert und zurückgemeldet.

Ersetzt die Verfahrensanweisung gesetzliche Beteiligungsrechte?

Nein. Gesetzlich geregelte Verfahren wie die Mitbestimmung oder Beteiligungen in Genehmigungsverfahren bleiben unberührt. Die Verfahrensanweisung ergänzt sie um den freiwilligen Dialog mit allen betroffenen Gruppen.

Sind die mitgeltenden Dokumente enthalten?

Nein. Arbeitsanweisung zur Durchführung eines Dialogs, Excel-Tool Stakeholder-Landkarte, Formulare für Steckbrief, Einladung und Dialogprotokoll, die Verfahrensanweisungen zu Kontextanalyse, Wesentlichkeitsanalyse, Kommunikation und Hinweisgebersystem sowie die Schulungspräsentation zum Stakeholder-Dialog gehören nicht zu diesem Download.