Verfahrensanweisung Dokumentenlenkung ISO 26000:2021 (Word) – Lenkung dokumentierter Information

Rechenschaft und Transparenz setzen voraus, dass Vorgaben aktuell und Nachweise auffindbar sind. Die Verfahrensanweisung Dokumentenlenkung ISO 26000 legt fest, wie Vorgabedokumente erstellt, geprüft, freigegeben, verteilt und geändert und wie Nachweise aufbewahrt, geschützt und vernichtet werden – abgeleitet aus den Abschnitten 4.2, 4.3, 7.5.2 und 7.7.4 der ISO 26000:2021, die selbst keine formalen Dokumentationsanforderungen enthält.

Inhalte der Verfahrensanweisung

• Ziel, Zweck und Geltungsbereich für Vorgabedokumente, Nachweise und Dokumente externer Herkunft
• Verantwortlichkeitsmatrix für oberste Leitung, CSR-Beauftragte, Ersteller, Prüfer und IT
• Begriffe wie dokumentierte Information, Vorgabedokument, Nachweis und Revision
• Grundsätze: eine Quelle, Vier-Augen-Prinzip, Verständlichkeit, Angemessenheit und Vertraulichkeit
• Dokumentenstruktur mit Handbuch, Richtlinien, Verfahrens- und Arbeitsanweisungen, Formularen und Excel-Tools
• Erstellen mit Vorlage und festgelegten Mindestinhalten
• Prüfung des Status zitierter Normen und Gesetze mit Prüfdatum im Dokument
• Prüfung und Freigabe je Dokumentart, Abstimmung mitbestimmungspflichtiger Regelungen
• Verteilung, Einzug von Vorfassungen, gelenkte Kopien und turnusmäßige Überprüfung
• Aufbewahrung, Zugriffsrechte, Datensicherung und protokollierte Vernichtung

Normbezug ISO 26000:2021

Für wen ist die Verfahrensanweisung geeignet?

Für CSR-Beauftragte, Managementbeauftragte und Dokumentenverantwortliche, die

• ein Managementsystem für gesellschaftliche Verantwortung neu aufbauen und eine Dokumentenstruktur brauchen,
• die Dokumentenlenkung mit ISO 9001 oder ISO 14001 in einem integrierten System zusammenführen möchten,
• sicherstellen wollen, dass zitierte Normen und Gesetze vor jeder Freigabe auf ihren Stand geprüft werden.

Die Vorlage ist branchenneutral und für Organisationen jeder Größe anpassbar.

Häufige Fragen

Verlangt ISO 26000 überhaupt eine Dokumentenlenkung?

ISO 26000 ist ein Leitfaden und enthält keine formalen Dokumentationsanforderungen. Rechenschaftspflicht, Transparenz und zuverlässige Informationen setzen aber gelenkte Vorgaben und geordnete Nachweise voraus. Die Verfahrensanweisung leitet die Regeln aus diesen Abschnitten ab.

Wer gibt welche Dokumente frei?

Eine Freigabematrix ordnet jeder Dokumentart Prüfung und Freigabe zu: Handbuch, Politik und Richtlinien gibt die oberste Leitung frei, Arbeitsanweisungen, Formulare und Excel-Tools die/der CSR-Beauftragte. Grundsätzlich gilt: Wer erstellt, gibt nicht selbst frei.

Lässt sich die Vorlage in einem integrierten Managementsystem nutzen?

Ja. Das Prozessstammblatt folgt dem prozessorientierten Ansatz der ISO 9001:2026, und eine Schnittstelle zur ISO 14001:2026 ist vorgesehen. Nummernschema und Ebenen können Sie an Ihre bestehende Struktur anpassen.

Sind die mitgeltenden Dokumente enthalten?

Nein. Die in der Verfahrensanweisung genannten mitgeltenden Dokumente, etwa Dokumentenfreigabe, Revisionsverzeichnis oder Handbuch, gehören nicht zu diesem Download.