Formular Dokumentenfreigabe und Änderungsantrag IFS Logistics V3 – Änderungsgrund, Auswirkungsanalyse, Inkraftsetzung

Am Kühlhaus hängt eine Arbeitsanweisung mit handschriftlich geändertem Grenzwert, die Masterliste zeigt eine andere Revision, und warum die Änderung gemacht wurde, weiß niemand mehr. Der Auditor verfolgt genau diesen Weg zurück. Die Dokumentenfreigabe IFS Logistics V3 regelt jeden Antrag auf ein neues, geändertes oder einzuziehendes Dokument mit verpflichtendem Änderungsgrund. Erfasst werden Antragsnummer, Antragsteller, Art des Antrags, Dokumentart, Merkmal „K“ für Dokumente von entscheidender Bedeutung mit Kategorie und Geltungsbereich. Die Änderungen werden alt gegen neu beschrieben, Auslöser und Änderungsart von Sofortänderung bis redaktionell mit Richtwerten festgelegt. Eine Auswirkungsanalyse prüft HACCP-Plan, Revalidierung, Kundenvereinbarungen, WMS/TMS, Meldepflicht und Folgedokumente. Neun Prüfpunkte zur fachlichen und formalen Prüfung, die Entscheidung im Vier-Augen-Prinzip, Unterweisung der Zielgruppe, Austausch an allen Bereitstellungsorten und der Abschluss in der Masterliste schließen das Formular ab.

Inhalt des Formulars

• Hinweis zur Verwendung mit Vier-Augen-Prinzip, Richtwerten und Inkrafttreten
• Antrag mit Art, Dokumentart, Merkmal „K“ und Geltungsbereich
• Beschreibung der Änderungen alt gegen neu
• Pflichtfeld Änderungsgrund mit Auslöser und Änderungsart
• Auswirkungsanalyse auf HACCP-Plan, Kunden, IT und Meldepflicht
• Betroffene Folgedokumente mit Anpassungsbedarf
• Fachliche und formale Prüfung mit neun Prüfpunkten
• Entscheidung, neue Revision und Unterschriften
• Zielgruppe, Sprachfassungen, Unterweisung und Bereitstellungsorte
• Abschluss in Masterliste, Einzug und Änderungshistorie

Normbezug IFS Logistics Version 3

Für wen ist die Vorlage geeignet?

Für IFS-Beauftragte, Dokumentverantwortliche, HACCP-Teams und Beratende in Lager-, Transport- und Speditionsunternehmen, die

• jede Dokumentänderung mit Grund und Freigabe nachweisen müssen,
• kritische Dokumente vor der Freigabe auf Auswirkungen prüfen wollen,
• alte Fassungen an allen Arbeitsplätzen sicher austauschen möchten.

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Häufige Fragen

Wofür wird das Formular verwendet?

Die Dokumentenfreigabe IFS Logistics wird für jedes neue Dokument, jede Änderung und jeden Einzug eines gelenkten Dokuments genutzt: vom Antrag über Änderungsgrund, Auswirkungsanalyse und Prüfung bis zu Freigabe, Unterweisung und Abschluss.

Was bedeutet Merkmal „K“?

Mit „K“ werden Dokumente von entscheidender Bedeutung für die Produktanforderungen gekennzeichnet, etwa zu HACCP, Temperaturführung oder Rückverfolgbarkeit. Sie werden nie ohne Änderungsgrund freigegeben und zusätzlich vom HACCP-Team bzw. einer Fachperson geprüft.

Ist die Dokumenten-Masterliste enthalten?

Nein. Masterliste, Revisionsverzeichnis und die Verfahrensanweisung zur Dokumentenlenkung sind eigene Dokumente und gehören nicht zu diesem Download.

Kann ich die Vorlage anpassen?

Ja. Die Datei ist vollständig in Word bearbeitbar. Dokumentarten, Kategorien, Richtwerte, Bereitstellungsorte und Freigabestellen passen Sie über die Platzhalter an Ihr Unternehmen an.