Vertragsdeckblatt mit Genehmigungsnachweis (Vertrag, Nachtrag, Änderung) – Formular IFS Logistics V3

Der Kunde senkt per Telefon die Temperaturgrenze, der Vertrieb ändert den Preis im Nachtrag gleich mit, und unterschrieben wird, bevor der IFS-Beauftragte davon erfährt. Das Vertragsdeckblatt mit Genehmigungsnachweis für IFS Logistics V3 wird jeder Vertragsfassung und jedem Nachtrag vor der Unterzeichnung beigelegt. Erfasst werden Vertragsart, Version, Laufzeit und die Bezüge zu Vertragsprüfung und Kundenanforderungsprofil. Änderungen werden in Klasse A (sicherheitsrelevant), B (qualitätsrelevant) oder C (kommerziell) eingestuft. Sieben Prüfpunkte, eine Genehmigungsmatrix je Vertragsart, die Prüfstufen mit Ergebnis und eine Liste der Abweichungen von Standardklauseln folgen. Registereintrag, angepasste Stammdaten und die Kommunikation an die Bereiche schließen den Vorgang ab.

Inhalt des Formulars

• Hinweis zur Verwendung mit Ablauf und Aufbewahrung
• Vertragsdaten mit Vertragsart, Version, Laufzeit und Bezügen
• Klassifizierung von Änderungen in A, B und C
• Auslöser, Inhalt und Gültigkeitsbeginn der Änderung
• Sieben Prüfpunkte vor der Unterzeichnung
• Genehmigungsmatrix je Vertragsart
• Prüfstufen mit Ergebnis, Name und Datum
• Liste der Abweichungen von Standardklauseln
• Registereintrag, Stammdaten und Kommunikation an die Bereiche
• Unterschriften, mitgeltende Unterlagen und Änderungshistorie

Normbezug IFS Logistics Version 3

Für wen ist die Vorlage geeignet?

Für Vertrieb, Kundenservice, Geschäftsführung, IFS-Beauftragte und Beratende in Lager-, Transport- und Speditionsunternehmen, die

• Kontraktlogistik-, Lager- oder Transportverträge abschließen,
• Nachträge und Änderungswünsche der Kunden geordnet freigeben wollen,
• die Genehmigung durch befugte Personen je Vertragsfassung belegen müssen.

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Häufige Fragen

Wann wird das Deckblatt verwendet?

Das Vertragsdeckblatt mit Genehmigungsnachweis legt der Vertrieb jedem Vertragsentwurf und jedem Nachtrag vor der Unterzeichnung bei. Grundlage ist die freigegebene Vertragsprüfung. Bei einem elektronischen Vertragsworkflow kann das Workflowprotokoll das Deckblatt ersetzen, wenn alle Felder abgebildet sind.

Wie werden Änderungen eingestuft?

Klasse A betrifft Produktsicherheit, Legalität oder Authentizität und erfordert eine vollständige Änderungsprüfung inklusive Gefahrenanalyse. Klasse B betrifft Qualität oder Servicelevel, Klasse C nur kommerzielle oder administrative Punkte. Änderungen der Klassen A und B werden erst nach Abschluss des Änderungsverfahrens wirksam.

Sind Vertragsprüfungsprotokoll und Register enthalten?

Nein. Vertragsprüfungsprotokoll, Kundenanforderungsprofil, Vertrags- und Änderungsregister und die zugehörigen Verfahrensanweisungen sind eigene Dokumente und gehören nicht zu diesem Download.

Kann ich die Vorlage anpassen?

Ja. Die Datei ist vollständig in Word bearbeitbar. Vertragsarten, Wertgrenze, Rollen, Genehmigungsstufen und Fristen passen Sie über die Platzhalter an Ihr Unternehmen an.