IFS Audit Vorbereitung und Begleitung – Arbeitsanweisung IFS Logistics V3

Ein unangekündigtes Audit kann am ersten Tag des Zeitfensters beginnen, ein Integrity On-site Check wird nur 30 Minuten vorher angekündigt – und wer einen legitimierten Auditor abweist, verliert das Zertifikat. Diese Arbeitsanweisung zur IFS Audit Vorbereitung regelt auf Arbeitsebene, wer was bis wann erledigt: Countdown-Plan ab dem Fälligkeitsdatum, Auditordner mit zwölf Registern und Pflichtangaben-Datenblatt, Auditbereitschaft vor Ort, Generalprobe mit Alarmübung und Mitarbeiterbriefing, Empfang und Legitimationsprüfung an der Pforte, Eröffnungsbesprechung und Rollen im Audit, Umgang mit Feststellungen, Abschlussbesprechung, Bearbeitung des Maßnahmenplans innerhalb von vier Wochen, Prüfung von Bericht und Zertifikat sowie Lessons Learned.

Inhalte der Arbeitsanweisung

• Zielsetzung, Anwendungsbereich für alle Auditarten und Verantwortlichkeiten von GF bis Pforte
• Begriffe: Fälligkeitsdatum, Auditzeitfenster, Integrity On-site Check, Abweichung, Korrektur, Bereichs-Guide
• Countdown-Plan mit Fristen von −26 Wochen bis +2 Wochen und Praxistipp zur Terminplanung
• Auditordner mit zwölf Registern und Pflichtangaben-Datenblatt mit Kurzfassungen je Anforderung
• Auditbereitschaft vor Ort mit Bereitschaftsrundgang und Betrieb während des Audits
• Generalprobe in sieben Schritten und Leitfragen für das Mitarbeiterbriefing
• Empfang, Legitimationsprüfung und Alarmkette mit Übersicht je Besuchsart
• Eröffnungsbesprechung, Rollen im Audit und Umgang mit Feststellungen
• Abschlussbesprechung, Sofortmaßnahmen je Ergebnis, Maßnahmenplan und Prüfung des Zertifikats
• Kennzahlen, Prozessnachweise, Pfortenaushang, Muster-Auditprotokoll und Entscheidungstabelle

Normbezug IFS Logistics Version 3

Für wen ist die Arbeitsanweisung geeignet?

Für IFS-Beauftragte, Geschäftsführungen und Qualitätsmanagement in Logistikunternehmen, die

• ein Rezertifizierungsaudit, ein unangekündigtes Audit oder ein Erstaudit vorbereiten,
• Pforte, Schichtleitungen und Mitarbeitende auf den Besuch eines Auditors einstellen wollen,
• den Maßnahmenplan nach dem Audit fristgerecht und mit belastbaren Nachweisen zurücksenden möchten.

Weitere Arbeitsanweisungen zu IFS Logistics finden Sie in unseren Arbeitsanweisungen.

Häufige Fragen

Gilt die Arbeitsanweisung auch für unangekündigte Audits?

Ja. Der Countdown-Plan ist so angelegt, dass alle Vorbereitungsschritte zu Beginn des unangekündigten Zeitfensters abgeschlossen sind. Empfang und Alarmkette funktionieren auch ohne Anwesenheit der IFS-Beauftragten.

Was ist mit IFS Integrity On-site Checks?

Sie sind ausdrücklich einbezogen, ebenso Integrity Witness Audits. Die Arbeitsanweisung regelt die Legitimationsprüfung und die Begleitung. Feststellungen werden wie Feststellungen aus regulären Audits behandelt.

Wie werden die Mitarbeitenden vorbereitet?

Durch eine Generalprobe mit Alarmübung und Mitarbeiterinterviews sowie kurze Schichtbriefings anhand typischer Auditorfragen. Ziel ist nicht das Auswendiglernen, sondern die Sicherheit, die eigene Tätigkeit zu erklären.

Kann ich die Arbeitsanweisung anpassen?

Ja. Firmenname, Standort, Telefonnummern der Alarmkette, Anzahl der Interviews und weitere Angaben sind als Platzhalter in eckigen Klammern hinterlegt. Zeitziele und Register passen Sie an Ihren Standort an.