Formular Protokoll CSR-Teamsitzung ISO 26000:2021 (Word) – Beschlüsse, Maßnahmen und Vorlagen an die Leitung

Ein CSR-Team trifft regelmäßig Entscheidungen, verteilt Aufgaben und bereitet Themen für die Leitung vor. Damit davon nichts verloren geht, braucht jede Sitzung ein einheitliches Protokoll. Dieses Protokoll CSR-Teamsitzung ISO 26000 gibt eine feste Struktur vor. Rahmendaten und Teilnehmende mit Anwesenheit stehen am Anfang. Danach folgt eine Tagesordnung mit acht vorbereiteten Punkten, von der Genehmigung des letzten Protokolls über Kennzahlen, Maßnahmenprogramm und Hinweise bis zu Audits und Bericht. Zu jedem Punkt halten Sie Ergebnis und Verantwortung fest. Neue Maßnahmen bekommen Termin und Status. Themen, die die oberste Leitung entscheiden muss, sammeln Sie in einem eigenen Abschnitt mit Platz für deren Entscheidung.

Inhalte des Formulars

• Zweck und Anwendung mit Bezug zu Aufgabenstellung, Programm und Managementbewertung
• Sitzungsnummer, Datum, Uhrzeit, Leitung und Protokollführung
• Format zur Auswahl: Präsenz, Online oder Hybrid, mit Beschlussfähigkeit
• Teilnehmende mit Funktion und Spalten für anwesend oder entschuldigt
• Genehmigung des letzten Protokolls und offene Maßnahmen
• Kennzahlen, Zielerreichung und Status des Maßnahmenprogramms
• Hinweise, Beschwerden und Abweichungen
• Anspruchsgruppen, Wesentlichkeit, Audits, Managementbewertung und Bericht
• Maßnahmen aus der Sitzung mit Verantwortung, Termin und Status
• Vorlagen an die oberste Leitung, nächste Sitzung, Verteiler und Unterschriften

Normbezug ISO 26000:2021

Für wen ist das Formular geeignet?

Für CSR-Beauftragte, Teamleitungen, Assistenzen und Berater, die

• Sitzungen eines CSR-Teams oder Lenkungskreises einheitlich protokollieren,
• offene Maßnahmen von Sitzung zu Sitzung verfolgen wollen,
• Entscheidungen der Leitung nachvollziehbar dokumentieren müssen.

Das Formular ist branchenneutral und für Organisationen jeder Größe nutzbar.

Häufige Fragen

Muss ich alle acht Tagesordnungspunkte behandeln?

Nein. Die Punkte sind ein Vorschlag für eine vollständige Sitzung. Nicht behandelte Themen vermerken Sie mit „entfällt“ oder löschen sie. Eigene Themen ergänzen Sie unter „Sonstiges“ oder als neue Zeile.

Wie hängen Protokoll und Maßnahmenprogramm zusammen?

Maßnahmen aus der Sitzung stehen zunächst im Protokoll. Größere Maßnahmen übertragen Sie anschließend in Ihr Maßnahmenprogramm, damit sie dort langfristig verfolgt werden.

Wer unterschreibt das Protokoll?

Die protokollführende Person und die Leitung des Teams, in der Regel die oder der CSR-Beauftragte. Mit Punkt 1 der nächsten Sitzung genehmigt das Team das Protokoll.

Sind die mitgeltenden Dokumente enthalten?

Nein. Die im Formular genannten Formulare, Checklisten und Excel-Tools gehören nicht zu diesem Download.