Meldung sicherheitsrelevanter Vorfall (Warnsystem) – Formular IFS Logistics V3

Um 2:15 Uhr meldet der Nachtpförtner ein offenes Rolltor an Halle 3, im Gang davor steht eine angeschnittene Palette, und am Morgen kommt eine E-Mail mit einer Geldforderung. Jetzt zählt, dass jeder weiß, wer was in welcher Zeit tun muss. Die Meldung sicherheitsrelevanter Vorfall für IFS Logistics V3 ist das zentrale Meldeinstrument des Warnsystems im Produktschutz, einschließlich IT-Sicherheitsvorfällen. Teil A erfasst Zeitpunkt, Ort, Sicherheitszone, meldende Person und Meldeweg und kennzeichnet realen Vorfall, Test oder Fehlalarm. Teil B ordnet das Ereignis 15 Arten zu, von unbefugter Person über Plombenabweichung und Erpressung bis zu Produktbetrug, und erfasst die betroffene Ware. Neun Sofortmaßnahmen, die Eskalation an Leitung des Food-Defense-Teams, GF, Kunden, Behörden und Zertifizierungsstelle mit Fristen sowie die gemessenen Reaktionszeiten folgen. Bewertung, Entscheidung über die Ware, Korrekturmaßnahmen und Abschluss schließen das Formular ab.

Inhalt des Formulars

• Hinweis zur Verwendung mit Meldeweg und 30-Minuten-Ziel
• Teil A: Meldung mit Ort, Sicherheitszone und Meldeweg
• Kennzeichnung als realer Vorfall, Test oder Fehlalarm
• Teil B: 15 Ereignisarten von Zutritt bis IT-Sicherheitsvorfall
• Beschreibung und betroffene Ware mit Status
• Teil C: Sofortmaßnahmen in neun Prüfpunkten
• Teil D: Information und Eskalation mit Fristen je Stelle
• Reaktionszeiten mit Zielwerten des Warnsystems
• Teil E: Bewertung und Entscheidung über die Ware
• Teil F: Korrekturmaßnahmen, Neubewertung, Abschluss und Änderungshistorie

Normbezug IFS Logistics Version 3

Für wen ist die Vorlage geeignet?

Für Schichtführung, Pforte, IFS-Beauftragte, IT und Beratende in Lager-, Transport- und Speditionsunternehmen, die

• ein Warnsystem für den Produktschutz einrichten,
• Manipulation, Einbruch oder Erpressung strukturiert bearbeiten müssen,
• Tests des Warnsystems und Fehlalarme mit erfassen wollen.

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Häufige Fragen

Wer füllt das Formular aus?

Jede Person meldet eine Auffälligkeit sofort mündlich an die Führungskraft. Diese erfasst die Meldung sicherheitsrelevanter Vorfall in Teil A und B, die Leitung des Food-Defense-Teams führt Bewertung, Maßnahmen und Abschluss in Teil C bis F.

Werden auch Tests und Fehlalarme erfasst?

Ja. Testszenarien zur Prüfung des Warnsystems und Fehlalarme werden ebenso erfasst und gekennzeichnet. So lassen sich Reaktionszeiten auswerten und die Wirksamkeit des Warnsystems belegen.

Ist die Notfall- und Krisenkontaktliste enthalten?

Nein. Notfall- und Krisenkontaktliste, Produktschutzplan, Plombenprotokoll und das Register für Rückrufe, Rücknahmen und Vorfälle sind eigene Dokumente und gehören nicht zu diesem Download.

Kann ich die Vorlage anpassen?

Ja. Die Datei ist vollständig in Word bearbeitbar. Ereignisarten, Sicherheitszonen, Fristen, Zielwerte und Zuständigkeiten passen Sie über die Platzhalter an Ihr Unternehmen an.