Plomben- und Siegelprotokoll – Formular IFS Logistics V3

Der Auflieger aus dem Shuttleverkehr steht an Tor 6, auf dem Frachtbrief steht Plombe 004711, an der Tür hängt 004717. Ob das ein Schreibfehler oder eine Manipulation ist, lässt sich nur klären, wenn jede Nummer vom Eingang bis zum Empfang nachvollziehbar ist. Das Plombenprotokoll für IFS Logistics V3 ist Bestandteil des Produktschutzplans und wird je Standort monatlich geführt. Erfasst werden Plombenart, Einsatzbereich, verantwortliche Personen und die Grundlage der Plombenpflicht, dazu Wareneingang der Plomben mit Nummernkreis und die Ausgabe gegen Unterschrift. Die Verplombung bei Verladung mit Eintrag in Frachtbrief und TMS, die Plombenprüfung vor dem Öffnen des Laderaums und ein eigener Teil für Domdeckel, Ventile und Schlauchkästen bei Bulk-Transporten folgen. Plombenabweichungen mit Sofortmaßnahmen, ungültig gewordene Plomben und die monatliche Bestandsprüfung schließen das Formular ab.

Inhalt des Formulars

• Hinweis zur Verwendung mit Ausgaberegeln und Meldepflicht
• Stammdaten mit Plombenart, Einsatzbereich und Verantwortlichen
• Wareneingang der Plomben mit Nummernkreis
• Ausgabe an Fahrer oder Führungskraft Versand gegen Unterschrift
• Verplombung bei Verladung mit Frachtbrief, TMS und Foto
• Plombenprüfung bei Empfang, Entladung und Zustellung
• Bulk- und Tanktransport mit Domdeckeln, Ventilen und Schlauchkästen
• Plombenabweichungen mit Sofortmaßnahmen und Vorfallmeldung
• Liste ungültig gewordener Plomben
• Monatliche Bestandsprüfung, Bestätigung und Änderungshistorie

Normbezug IFS Logistics Version 3

Für wen ist die Vorlage geeignet?

Für Disposition, Versand, Wareneingang, IFS-Beauftragte und Beratende in Lager-, Transport- und Speditionsunternehmen, die

• Komplettladungen, Shuttles oder Exporte verplomben,
• Plomben bei der Anlieferung vor dem Öffnen prüfen müssen,
• Tank- und Silofahrzeuge mit mehreren Öffnungen beladen.

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Häufige Fragen

Wie wird das Formular geführt?

Das Plombenprotokoll wird je Standort oder Plombenlager monatlich angelegt. Verplombungen und Plombenprüfungen werden je Sendung eingetragen, am Monatsende folgt die Bestandsprüfung mit Soll-Ist-Abgleich der Nummern.

Was passiert bei einer abweichenden Plombe?

Eine beschädigte, fehlende oder nicht übereinstimmende Plombe gilt immer als sicherheitsrelevantes Ereignis. Die Ware wird gesperrt, Kunde und Leitung des Food-Defense-Teams werden sofort informiert, und die Plombe wird als Beweismittel aufbewahrt.

Ist die Vorfallmeldung enthalten?

Nein. Meldung sicherheitsrelevanter Vorfall, Produktschutzplan, Laderaumkontrolle und Reinigungszertifikate für Tankfahrzeuge sind eigene Dokumente und gehören nicht zu diesem Download.

Kann ich die Vorlage anpassen?

Ja. Die Datei ist vollständig in Word bearbeitbar. Plombenarten, Einsatzbereiche, Fristen, Zuständigkeiten und Kennzahlen passen Sie über die Platzhalter an Ihr Unternehmen an.