Berechtigungsantrag und Sperrmeldung für elektronische Systeme mit Aufzeichnungsfunktion – IFS Logistics V3 Word-Vorlage

Der Saisonfahrer ist seit drei Wochen nicht mehr im Unternehmen, doch seine Kennung im Telematiksystem ist noch aktiv, und auf der Temperaturkurve des Kühlaufliegers erscheint weiterhin sein Name. Damit ist die Authentizität aller Aufzeichnungen aus diesem Konto fraglich. Der Berechtigungsantrag elektronische Systeme für IFS Logistics V3 regelt, wer in WMS, Temperaturmonitoring, Telematik, TMS, digitalen Checklisten und QM-Software Aufzeichnungen erstellen, ändern oder freigeben darf. Erfasst werden Antragsart, Person, Personengruppe vom eigenen Mitarbeitenden bis zum Auditor, Kürzel und Einsatzzeitraum. Je System folgen Klasse, Rolle und Rechte, dazu Zugangsart mit MFA, Fernzugriff und Mandantenbeschränkung. Sechs Prüfpunkte belegen Einweisung, Gute Dokumentationspraxis und Belehrung. Die Einrichtung durch IT mit Ablaufdatum, die Sperrmeldung je System und Zugangsmedium mit Frist und die Bestätigung schließen das Formular ab.

Inhalt des Formulars

• Hinweis zur Verwendung mit Zuständigkeiten, Fristen und Aufbewahrung
• Antragsart, Person, Personengruppe und Einsatzzeitraum
• Beantragte Systeme mit Klasse, Rolle und Rechten
• Zugangsart, Fernzugriff und Mandantenbeschränkung
• Grundsätze zu Sammelkonten, Freigabe und Administratorrechten
• Prüfpunkte zu Einweisung, Dokumentationspraxis und Belehrung
• Antrag durch die Bereichsleitung
• Einrichtung durch IT mit Benutzerkennung und Ablaufdatum
• Sperrmeldung je System und Zugangsmedium mit Frist
• Bestätigung durch IT, Bereichsleitung und Benutzer, Änderungshistorie

Normbezug IFS Logistics Version 3

Für wen ist die Vorlage geeignet?

Für IT-Verantwortliche, Bereichsleitungen, Personalabteilungen, IFS-Beauftragte und Beratende in Lager-, Transport- und Speditionsunternehmen, die

• Zugänge zu WMS, Telematik und Temperaturmonitoring steuern müssen,
• Fahrer, Zeitarbeitskräfte und Fremdfirmen am Austrittstag sperren wollen,
• die Authentizität elektronischer Aufzeichnungen im Audit belegen möchten.

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Häufige Fragen

Wofür wird das Formular verwendet?

Mit dem Berechtigungsantrag elektronische Systeme beantragt die Bereichsleitung Konto und Rolle nach dem Prinzip der minimalen Rechte, IT richtet das Konto ein, und bei Austritt oder Funktionswechsel wird die Sperrung je System dokumentiert.

Warum werden Konten gesperrt und nicht gelöscht?

Damit historische Datensätze der Person zugeordnet bleiben. Eine Benutzerkennung wird nicht erneut vergeben, und bei verspäteter Sperrung wird über den Audit Trail geprüft, ob das Konto nach dem Austritt genutzt wurde.

Ist die Berechtigungsmatrix enthalten?

Nein. Berechtigungsmatrix elektronische Aufzeichnungssysteme, Unterschriften- und Kürzelliste und Freigabeliste überwachender Personen je CCP sind eigene Dokumente und gehören nicht zu diesem Download.

Kann ich die Vorlage anpassen?

Ja. Die Datei ist vollständig in Word bearbeitbar. Systeme, Klassen, Rollen, Zugangsarten, Meldefristen und Zuständigkeiten passen Sie über die Platzhalter an Ihr Unternehmen an.