Checkliste Wirksamkeitsüberwachung Verantwortlichkeiten IFS Logistics V3 – KO-Anforderung Nr. 1

KO-Anforderung Nr. 1 verlangt zweierlei: Die Mitarbeitenden kennen ihre Verantwortlichkeiten für Produktsicherheit und Produktqualität, und die Leitung hat Mechanismen, um die Wirksamkeit ihrer Handlungen zu überwachen – mit erkennbaren Konsequenzen. Ein Organigramm allein belegt das nicht. Mit dieser Checkliste zur Wirksamkeitsüberwachung Verantwortlichkeiten prüfen Sie beides in vier Teilen: Organigramm, Berichtslinie der IFS-Beauftragten, RACI-Matrix, Stellenbeschreibungen, Delegation, Stellvertretung und Sperrbefugnis je Betriebszeit, Kommunikation und Kenntnis der Verantwortlichkeiten mit Interviews in allen Schichten, Überwachungsplan, Gegenzeichnung von Aufzeichnungen, Verhaltensbeobachtung, Kennzahlen und Systemkontrollen sowie Reaktion auf Unwirksamkeit, Vorbildfunktion der Leitung und Übernahme in die Managementbewertung.

Inhalte der Checkliste

• Stammdaten mit Qualifikation und Unabhängigkeit der Prüfenden, Anlass, Schichten und Organisationsteilen
• Bewertungsschlüssel i. O., n. i. O. und n. a. mit Entsprechung im IFS-Bewertungssystem
• Organigramm mit Realitätsabgleich, Aktualisierungsfristen und Querschnittsteams
• IFS-Beauftragte: Bestellurkunde, Befugnisse, direkte Berichtslinie zur Geschäftsführung
• RACI-Matrix, Stellenbeschreibungen, Tätigkeitsbeschreibungen, Befugnisse und Rechtskataster
• Delegation, Schlüsselrollen, Stellvertretung, Sperr- und Stoppbefugnis in jeder Betriebszeit
• Kommunikation und Prüfung der Kenntnis mit Interviewleitfaden und Kenntnisgrad je Bereich
• Überwachungsplan, Gegenzeichnung von Aufzeichnungen, Verhaltensbeobachtung, Begehungen und interne Audits
• Kennzahlen, Schulungswirksamkeit, Systemkontrollen und Konsequenzen jedes Mechanismus
• Reaktion auf Unwirksamkeit, Präsenz der Leitung, organisatorische Änderungen, Feststellungen und Auswertung

Normbezug IFS Logistics Version 3

Für wen ist die Checkliste geeignet?

Für IFS-Beauftragte, interne Auditoren und Geschäftsführungen in Logistikunternehmen, die

• KO-Anforderung Nr. 1 vor dem IFS-Audit oder im internen Audit belastbar prüfen,
• nach Umstrukturierungen, Wechsel der GF oder der IFS-B die Wirksamkeit nachweisen,
• einen Überwachungsplan für Gegenzeichnung, Beobachtung und Kennzahlen aufbauen wollen.

Weitere Checklisten zu IFS Logistics finden Sie in unseren Checklisten.

Häufige Fragen

Wie oft wird die Checkliste eingesetzt?

Als Gesamtprüfung mindestens einmal innerhalb von 12 Monaten vor der Managementbewertung; der Überwachungsplan wird monatlich ausgewertet. Anlassbezogen nach organisatorischen Änderungen, Personalwechsel in Schlüsselrollen oder Feststellungen zu 1.2.1, 1.2.2 oder 3.1.1.

Warum ist n. a. bei den Kernpunkten ausgeschlossen?

Kenntnis der Verantwortlichkeiten und Überwachungsmechanismen betreffen jedes Unternehmen. Deshalb ist „n. a.“ in den Prüfteilen B und C nicht zulässig, sondern nur bei scope-abhängigen Punkten mit Begründung.

Wie werden die Interviews durchgeführt?

Der Leitfaden enthält Fragen an Mitarbeitende, Führungskräfte und Vertretungen mit erwarteten Beispielantworten. Protokolliert werden Bereich, Schicht und Funktion ohne Namen; unsichere Antworten sind ein Hinweis auf das System, nicht eine Feststellung gegen die Person.

Kann ich Zielwerte und Fristen anpassen?

Ja. Kenntnisgrad, Erfüllungsquote, Fehlerquote, Stichproben, Feststellungsfristen und Ampelgrenzen sind Beispielwerte aus einem durchgängigen Musterverfahren und lassen sich an Ihren Betrieb anpassen.