Unterschriften- und Kürzelliste für Ersteller und Prüfer von Aufzeichnungen – IFS Logistics V3 Word-Vorlage

Auf dem CCP-Protokoll steht „MK“, doch im Lager gibt es zwei Personen mit diesen Initialen, und eine davon war Zeitarbeitskraft und ist längst nicht mehr im Haus. Eine Aufzeichnung, deren Kürzel niemandem eindeutig zuzuordnen ist, gilt als nicht authentisch. Die Unterschriften- und Kürzelliste für IFS Logistics V3 hinterlegt Kürzel und Unterschrift aller Personen, die Aufzeichnungen erstellen oder prüfen, von eigenen Mitarbeitenden über Zeitarbeits- und Saisonkräfte bis zu Fahrern und Dienstleistern. Erfasst werden Bereich, Listenführung, Blattnummer, Ablage des Originals und Aufbewahrung nach der längsten Frist der abgezeichneten Aufzeichnungen. Sechs Regeln legen fest, dass jedes Kürzel nur einmal vergeben wird, Sammelkürzel unzulässig sind und Prüfvermerke nach dem Vier-Augen-Prinzip gesetzt werden. Das Verzeichnis, Ausscheiden und Funktionswechsel mit Sperrung der Kürzel und Konten, die halbjährliche Überprüfung und die Bestätigung schließen das Formular ab.

Inhalt des Formulars

• Hinweis zur Verwendung mit Zuständigkeit, Erfassung und Aufbewahrung
• Stammdaten mit Bereich, Listenführung, Blattnummer und Ablage
• Regeln zur Vergabe und Verwendung von Kürzeln
• Vier-Augen-Prinzip für Prüfvermerke auf CCP-Aufzeichnungen
• Zuordnung elektronischer Benutzerkennungen
• Verzeichnis für 15 Personen mit Kürzel, Funktion und Paraphe
• Berechtigung Ersteller oder Prüfer mit Gültigkeit
• Ausscheiden, Funktionswechsel und Sperrung von Kürzeln und Konten
• Halbjährliche Überprüfung mit Abgleich von Personal- und Benutzerlisten
• Bestätigung durch PER und IFS-B, Änderungshistorie

Normbezug IFS Logistics Version 3

Für wen ist die Vorlage geeignet?

Für Personalabteilungen, IFS-Beauftragte, Schichtleitungen und Beratende in Lager-, Transport- und Speditionsunternehmen, die

• Kürzel auf Aufzeichnungen eindeutig belegen müssen,
• Zeitarbeitskräfte, Fahrer und Dienstleister vor der ersten Eintragung erfassen wollen,
• Prüfberechtigungen für CCP-Aufzeichnungen nachvollziehbar vergeben möchten.

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Häufige Fragen

Wofür wird das Formular verwendet?

Die Unterschriften- und Kürzelliste ordnet jedes Kürzel und jede Paraphe auf Aufzeichnungen einer bestimmten Person zu, legt fest, wer erstellen und wer prüfen darf, und dokumentiert Ausscheiden, Sperrung und regelmäßige Überprüfung.

Darf ein Kürzel nach dem Ausscheiden neu vergeben werden?

Nein. Jedes Kürzel wird nur einmal vergeben und nach dem Ausscheiden gesperrt, damit ältere Aufzeichnungen weiterhin eindeutig der richtigen Person zugeordnet werden können.

Ist die Berechtigungsmatrix enthalten?

Nein. Berechtigungsmatrix elektronische Aufzeichnungssysteme, Aufbewahrungsfristen-Matrix und Berechtigungsantrag mit Sperrmeldung sind eigene Dokumente und gehören nicht zu diesem Download.

Kann ich die Vorlage anpassen?

Ja. Die Datei ist vollständig in Word bearbeitbar. Bereiche, Kürzelaufbau, Personengruppen, Überprüfungsintervall und Ablage passen Sie über die Platzhalter an Ihr Unternehmen an.