Verfahrensanweisung Entscheidungsprozesse ISO 26000:2021 (Word) – Organisationsführung, Auswirkungsprüfung und Interessenkonflikte

Eine Entscheidung ist erst dann verantwortlich getroffen, wenn ihre Auswirkungen auf andere geprüft wurden. Diese Verfahrensanweisung zu Entscheidungsprozesse ISO 26000 regelt, wer was entscheiden darf, welche Wertgrenzen und Mitzeichnungen gelten und wie eine vollständige Vorlage aussieht – mit Alternativen einschließlich der Nulloption, Kosten und Nutzen, Risiken und rechtlicher Bewertung. Sechs Fragen zur Auswirkungsprüfung machen die Folgen für Menschen, Umwelt und Anspruchsgruppen sichtbar. Befangene legen Interessenkonflikte offen und treten zurück, Beschlüsse werden mit Begründung im Register geführt, Betroffene informiert und die Umsetzung bis zur Wirkung nachverfolgt – nach Abschnitt 6.2.3 der ISO 26000:2021.

Inhalte der Verfahrensanweisung

• Dokumentenübersicht mit Prozess, Prozesseigner, Freigabe, Normbezug und Turnus
• Prozessstammblatt mit Eingaben, Ergebnissen, Auslösern, Wechselwirkungen, Ressourcen, Risiken und Kennzahlen
• Ziel, Zweck und Geltungsbereich mit Definition wesentlicher Entscheidungen und Wertgrenze
• Verantwortlichkeiten von oberster Leitung, Führungskräften, CSR-Beauftragter bzw. CSR-Beauftragtem, Recht/Compliance und Controlling
• Leitsätze wie Zuständigkeit, Vollständigkeit, Unbefangenheit, Ausgewogenheit und Rechenschaft
• Entscheidungsstrukturen mit Beispielen von Politik und Investitionen bis Spenden und Werbeaussagen
• Entscheidung vorbereiten, Auswirkungen prüfen und Betroffene einbeziehen
• Interessenkonflikte offenlegen und Befangene ausschließen, abwägen und entscheiden
• Dokumentieren im Beschlussregister, Betroffene informieren, Umsetzung nachverfolgen und Strukturen jährlich überprüfen
• Normen und Rechtsgrundlagen mit Status, PDCA-Zuordnung, Vollständigkeitsprüfung und Änderungshistorie

Normbezug ISO 26000:2021

Für wen ist die Verfahrensanweisung geeignet?

Für Geschäftsführungen, Compliance-Verantwortliche und CSR-Beauftragte, die

• Zuständigkeiten, Wertgrenzen und Mitzeichnungen für wesentliche Entscheidungen klar regeln wollen,
• Auswirkungen auf Menschen und Umwelt verbindlich in Entscheidungsvorlagen verankern möchten,
• den Umgang mit Interessenkonflikten in Gremien nachvollziehbar dokumentieren müssen.

Die Vorlage ist branchenneutral und für Organisationen jeder Größe anpassbar.

Häufige Fragen

Welche Entscheidungen gelten als wesentlich?

Entscheidungen mit erheblichen Auswirkungen auf Beschäftigte, Anspruchsgruppen, Umwelt oder die Erfüllung von Verpflichtungen sowie alle Entscheidungen oberhalb einer Wertgrenze, die Sie selbst festlegen. Beispiele sind Investitionen, Standorte, Lieferantenwechsel und Personalmaßnahmen mit Breitenwirkung.

Was gehört in eine vollständige Entscheidungsvorlage?

Anlass und Ziel, Sachverhalt und Datenlage, geprüfte Alternativen einschließlich der Nulloption, kurz- und langfristige Kosten und Nutzen, Risiken und Chancen, die rechtliche Bewertung, die Auswirkungsprüfung und ein Beschlussvorschlag. Unvollständige Vorlagen werden zurückgegeben.

Wie unterscheidet sich die Verfahrensanweisung von Führung und Verpflichtung?

Führung und Verpflichtung regelt, wie die oberste Leitung Politik, Strategie und Ressourcen festlegt. Diese Verfahrensanweisung regelt den Weg jeder einzelnen wesentlichen Entscheidung – von der Vorlage über Auswirkungsprüfung und Beschluss bis zur Wirkungskontrolle.

Sind die mitgeltenden Dokumente enthalten?

Nein. Entscheidungsmatrix, Formulare für Beschluss und Erklärung zu Interessenkonflikten, das Register Interessenkonflikte, die Checkliste zur Selbstbewertung der Organisationsführung, die Verfahrensanweisungen zu Rollen, Anspruchsgruppen und sozialem Dialog sowie die zugehörigen Richtlinien gehören nicht zu diesem Download.