Protokoll Rückruf- und Rücknahmetest – Formular IFS Logistics V3

Samstag, 6:40 Uhr, das Bereitschaftshandy klingelt: Ein Kunde ruft angeblich eine Charge Tiefkühlgemüse zurück. Dass es nur ein Test ist, weiß die Bereitschaft nicht. Ob Rückruf, Sperrung, Lokalisierung und Kundeninformation in den Zeitzielen gelingen, zeigt sich nur so. Das Protokoll zum Rückruftest für IFS Logistics V3 dokumentiert den internen Test des gesamten Prozesses von der Alarmierung bis zum Abschluss. Erfasst werden Szenario, reale Charge und Zeitziel, danach elf Prozessschritte mit Uhrzeit, Rückverfolgbarkeit rückwärts, im Bestand und vorwärts sowie die Massenbilanz. Zehn Prüfpunkte zu Kommunikation und Entscheidung, die Prüfung einzelner Kontakte, die Bewertung je Testelement und die Verbesserungsmaßnahmen schließen das Protokoll ab.

Inhalt des Formulars

• Hinweis zur Verwendung mit 12- und 15-Monats-Frist
• Testplanung mit Art, Ankündigung, Zeitpunkt und Szenario-Typ
• Reale Charge, Produkt-Scope, Logistiktätigkeit und Zeitziel
• Szenariobeschreibung und beobachtende Person
• Zeitnahme in elf Prozessschritten mit Zeitziel
• Rückverfolgbarkeit rückwärts, im Bestand und vorwärts
• Massenbilanz mit Input, Output und Differenz
• Zehn Prüfpunkte zu Kommunikation, Entscheidung und Dokumentation
• Prüfung einzelner Kontakte der Krisenkontaktliste
• Bewertung je Testelement, Verbesserungsmaßnahmen und Gesamtergebnis

Normbezug IFS Logistics Version 3

Für wen ist die Vorlage geeignet?

Für IFS-Beauftragte, Geschäftsführung, Krisenstab und Beratende in Lager-, Transport- und Speditionsunternehmen, die

• den jährlichen Test von Rückruf und Rücknahme planen und durchführen,
• Bereitschaft, Kontaktliste und Notbetrieb realistisch prüfen wollen,
• Zeitziele und Massenbilanz nachvollziehbar belegen müssen.

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Häufige Fragen

Wie oft wird getestet?

Der Rückruftest wird innerhalb von 12 Monaten geplant, die Ausführung darf 15 Monate seit dem letzten Test nicht überschreiten. Der IFS-Beauftragte plant das Szenario, die Geschäftsführung genehmigt es, und der beteiligte Produktinhaber wird vorab informiert. Ein nicht bestandener Test wird innerhalb von drei Monaten wiederholt.

Reicht ein Rückverfolgbarkeitstest?

Nein. Ein Test, der nur die Rückverfolgbarkeit prüft, deckt Alarmierung, Entscheidung und Kommunikation nicht ab. Beide Tests lassen sich aber kombinieren. Dann wird zusätzlich das Protokoll zum Rückverfolgbarkeitstest mit Massenbilanz und Zeitnahme ausgefüllt.

Sind Kontaktliste und Entscheidungsprotokoll enthalten?

Nein. Notfall- und Krisenkontaktliste, Ernennung Krisenstab und Entscheidungsprotokoll, Kommunikationsvorlagen und das Protokoll zum Rückverfolgbarkeitstest sind eigene Dokumente und gehören nicht zu diesem Download.

Kann ich die Vorlage anpassen?

Ja. Die Datei ist vollständig in Word bearbeitbar. Szenarien, Zeitziele, Prozessschritte, Prüfpunkte und Rollen passen Sie über die Platzhalter an Ihr Unternehmen an.