Protokoll monatliche Stichprobenprüfung von Aufzeichnungen nach Guter Dokumentationspraxis – IFS Logistics V3 Word-Vorlage

Die Temperaturliste im Wareneingang ist ordentlich ausgefüllt, nur stehen dort für den ganzen Vormittag dieselben Werte in derselben Handschrift, und die Uhrzeiten passen nicht zu den Torzeiten im System. Solche Muster fallen erst auf, wenn jemand gezielt hinschaut. Das Protokoll zur Stichprobenprüfung Aufzeichnungen für IFS Logistics V3 prüft jeden Monat je Bereich eine Stichprobe aus allen Kategorien, von CCP-Aufzeichnungen über Rückverfolgbarkeit und Basisprogramme bis zum Management. Erfasst werden Prüfmonat, Prüfer, Bereich, Zeitraum, Kategorien, Stichprobenumfang und die verwendete Kürzelliste. Zehn Prüfkriterien reichen vom freigegebenen Formular über Korrekturen und Vorausfüllung bis zur Plausibilität gegenüber Loggerdaten und zur Ablage. Für 15 Aufzeichnungen werden nicht erfüllte Kriterien, Bewertung und Sofortmaßnahme eingetragen. Fehlerquote, Häufungen, Maßnahmen und Bestätigung schließen das Protokoll ab.

Inhalt des Formulars

• Hinweis zur Verwendung mit Stichprobe, Bewertung und Kennzahl
• Prüfungsdaten mit Bereich, Zeitraum und Kategorien
• Stichprobenumfang und Abgleich mit der Kürzelliste
• Prüfkriterien zur formalen Richtigkeit
• Prüfkriterien zu Plausibilität, Prüfung und Ablage
• Ergebnis für 15 Aufzeichnungen mit Bewertung und Sofortmaßnahme
• Auswertung mit Fehlerquote und Vormonatsvergleich
• Häufung gleichartiger Fehler und häufigster Fehler
• Maßnahmen mit Art, Frist und Korrekturmaßnahmennummer
• Bestätigung, mitgeltende Unterlagen und Änderungshistorie

Normbezug IFS Logistics Version 3

Für wen ist die Vorlage geeignet?

Für QM, IFS-Beauftragte, Bereichsleitungen und Beratende in Lager-, Transport- und Speditionsunternehmen, die

• Aufzeichnungen regelmäßig und nachvollziehbar prüfen müssen,
• Vorausfüllung und Rückdatierung frühzeitig erkennen wollen,
• eine Kennzahl zur Dokumentationsqualität je Bereich führen möchten.

Passende Verfahrensanweisungen, Formulare und Excel-Tools zu IFS Logistics finden Sie in unserem Shop.

Häufige Fragen

Wofür wird das Formular verwendet?

Mit dem Protokoll zur Stichprobenprüfung Aufzeichnungen bewertet QM monatlich je Bereich eine Stichprobe nach zehn Kriterien, ermittelt die Fehlerquote, leitet Sofort- und Korrekturmaßnahmen ab und meldet das Ergebnis an die Bereichsleitung zurück.

Wann ist ein Mangel produktsicherheitsrelevant?

In der Regel bei Plausibilität, Grenzwertabweichung oder fehlender Prüfung an CCP- oder Rückverfolgbarkeitsaufzeichnungen. Vorausfüllen und Rückdatieren gelten immer als produktsicherheitsrelevant. Ist die Produktsicherheit nicht auszuschließen, wird die Ware vorsorglich gesperrt.

Sind VA und Richtlinie enthalten?

Nein. VA zur Lenkung von Aufzeichnungen, Richtlinie Gute Dokumentationspraxis, Kürzelliste und Maßnahmenplan sind eigene Dokumente und gehören nicht zu diesem Download.

Kann ich die Vorlage anpassen?

Ja. Die Datei ist vollständig in Word bearbeitbar. Bereiche, Stichprobenumfang, Prüfkriterien, Zielwert und Auslöseschwellen passen Sie über die Platzhalter an Ihr Unternehmen an.