Protokoll externe Inspektion / Behördenbesuch – Formular IFS Logistics V3

Dienstagmorgen, 7:40 Uhr: Zwei Lebensmittelkontrolleure stehen an der Pforte, die IFS-B ist im Urlaub, und nach einer Stunde sind drei Proben gezogen und Temperaturaufzeichnungen kopiert. Was gesehen, gesagt und mitgenommen wurde, muss am nächsten Tag noch vollständig vorliegen. Das Protokoll Behördenbesuch für IFS Logistics V3 dokumentiert jede externe Inspektion, ob Lebensmittelüberwachung, Eichbehörde, Zoll, Fahrzeugkontrolle, unangekündigtes IFS-Audit, IFS Integrity On-site Check oder Kunden-Audit. Erfasst werden Art und Anlass, Ankündigung, Legitimationsprüfung, Registrierung und die Zeit bis zum Eintreffen der Begleitung. Besichtigte Bereiche, eingesehene und übergebene Unterlagen, Probenahmen mit Gegenprobe und WMS-Sperre sowie Feststellungen mit Frist und Sofortkorrektur folgen. Eine Bewertung in vier Kategorien, der Maßnahmenplan, die Prüfung der Meldepflicht an die Zertifizierungsstelle innerhalb von drei Werktagen und die Bestätigung schließen das Formular ab.

Inhalt des Formulars

• Hinweis zur Verwendung mit Fristen für Protokoll, Bewertung und Meldung
• Empfang mit Art der Inspektion, Anlass und Ankündigung
• Legitimationsprüfung, Registrierung und Benachrichtigung der IFS-B
• Begleitpersonen, besichtigte Bereiche und eingesehene Unterlagen
• Probenahme mit Gegenprobe, WMS-Sperre und Kundeninformation
• Feststellungen nach Art mit Frist und Sofortkorrektur
• Abweichende Auffassung, Kontrollbericht und beschlagnahmte Unterlagen
• Bewertung in vier Kategorien mit Maßnahmenplan
• Prüfung der Meldepflicht an die Zertifizierungsstelle mit Frist
• Bestätigung und Änderungshistorie

Normbezug IFS Logistics Version 3

Für wen ist die Vorlage geeignet?

Für IFS-Beauftragte, Pforte, Lagerleitung, Geschäftsführung und Beratende in Lager-, Transport- und Speditionsunternehmen, die

• regelmäßig Besuch von Überwachungsbehörden erhalten,
• auf unangekündigte Audits und Integrity Checks vorbereitet sein wollen,
• Meldepflichten an die Zertifizierungsstelle fristgerecht prüfen müssen.

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Häufige Fragen

Wann wird das Formular ausgefüllt?

Das Protokoll Behördenbesuch wird bei jeder externen Inspektion ausgefüllt, auch wenn keine Feststellungen getroffen wurden. Die Begleitperson vervollständigt es spätestens am folgenden Arbeitstag und übergibt es mit allen Niederschriften und Bescheiden an die IFS-B.

Wann muss die Zertifizierungsstelle informiert werden?

Wenn eine verpflichtende Maßnahme angeordnet wurde und diese mit Produktsicherheit oder Produktbetrug zusammenhängt. Die Meldung erfolgt innerhalb von drei Werktagen ab Bekanntwerden, im Zweifel wird gemeldet.

Ist das Meldeformular an die Zertifizierungsstelle enthalten?

Nein. Meldeformular an die Zertifizierungsstelle, Übersicht der Behördenbesuche, Reklamationsregister und die VA zum Umgang mit Behördenbesuchen sind eigene Dokumente und gehören nicht zu diesem Download.

Kann ich die Vorlage anpassen?

Ja. Die Datei ist vollständig in Word bearbeitbar. Behörden, Bereiche, Bewertungskategorien, Fristen und Zuständigkeiten passen Sie über die Platzhalter an Ihr Unternehmen an.