Formular Monatsbericht IFS Logistics V3 – Bericht der IFS-B an die Geschäftsführung mit Kenntnisnahme

Im Organigramm steht die IFS-Beauftragte als Stabsstelle der Geschäftsführung, doch der Auditor fragt nach Belegen: Wann wurde zuletzt berichtet, was wurde entschieden, wusste die Geschäftsführung von der neuen Verordnung? Der Monatsbericht IFS Logistics V3 macht die direkte Berichtslinie mit einem festen Format sichtbar. Erfasst werden Berichtsmonat, Übergabe bis zum zehnten Arbeitstag, Übergabeform und Sofortmeldungen. Neun Kennzahlen von Temperaturabweichungen und CCP-Monitoring über Reklamationen und fehlende Kontrollen bis zu Meldungen aus der Meldekarte werden mit Zielwert, Ist, Vormonat und Trend dargestellt, ergänzt um Abteilungsziele mit Abweichung und die Ergebnisse der Überwachungsmechanismen. Offene und überfällige Korrekturmaßnahmen, der Monatsbericht Recht und Entwicklungen mit Priorität, Branchenvorfälle und Meldungen an die Zertifizierungsstelle folgen. Entscheidungsbedarf mit Vorschlag der IFS-B, Entscheidungen und Kenntnisnahme der Geschäftsführung sowie mitgeltende Unterlagen schließen den Bericht ab.

Inhalt des Formulars

• Hinweis zur Verwendung mit Berichtsinhalten, Datenquellen und Frist
• Berichtsdaten, Übergabeform und Sofortmeldungen
• Kennzahlen und Zielverfolgung mit Trend
• Ergebnisse der Überwachungsmechanismen
• Abweichungen und Status der Korrekturmaßnahmen
• Stand der Maßnahmen aus der Managementbewertung
• Recht, Entwicklungen, Branchenvorfälle und Rechtskataster
• Meldungen an die Zertifizierungsstelle
• Ressourcen, Entscheidungsbedarf und Entscheidungen der Geschäftsführung
• Kenntnisnahme, mitgeltende Unterlagen und Änderungshistorie

Normbezug IFS Logistics Version 3

Für wen ist die Vorlage geeignet?

Für IFS-Beauftragte, Geschäftsführung und Beratende in Lager-, Transport- und Speditionsunternehmen, die

• die Berichtslinie zur Geschäftsführung im Audit nachweisen müssen,
• Kennzahlen, Maßnahmen und Rechtsänderungen kompakt berichten wollen,
• Entscheidungen der Geschäftsführung schriftlich festhalten möchten.

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Häufige Fragen

Wofür wird das Formular verwendet?

Der Monatsbericht IFS Logistics bündelt einmal im Monat Kennzahlen, Überwachungsergebnisse, Korrekturmaßnahmen, Rechtsänderungen und Meldungen für die Geschäftsführung und dokumentiert deren Kenntnisnahme und Entscheidungen.

Was gilt bei dringenden Themen?

Themen der Priorität P1 und meldepflichtige Ereignisse teilt die IFS-B der Geschäftsführung sofort mit. Im Monatsbericht werden sie nur nachrichtlich aufgeführt, damit der Verlauf vollständig bleibt.

Sind Dashboard und Rechtskataster enthalten?

Nein. Ziel-Dashboard, Rechtskataster, Informationsquellen-Monitoring, Maßnahmenplan und Checkliste Wirksamkeitsüberwachung liefern die Daten, sind aber eigene Dokumente und gehören nicht zu diesem Download.

Kann ich die Vorlage anpassen?

Ja. Die Datei ist vollständig in Word bearbeitbar. Kennzahlen, Zielwerte, Berichtsfrist, Übergabeform und Tabellenzeilen passen Sie über die Platzhalter an Ihr Unternehmen an.