Ernennung Krisenstab und Entscheidungsprotokoll – Formular IFS Logistics V3

Ein Hersteller ruft eine Charge Babynahrung zurück, 40 Paletten stehen noch im Lager, sechs sind gestern ausgeliefert worden. Jetzt zählt, wer sperren darf, wer mit dem Kunden spricht und wann welche Entscheidung gefallen ist. Die Ernennung Krisenstab und das Entscheidungsprotokoll für IFS Logistics V3 regeln das in einem Formular. Teil A benennt den Krisenstab mit Funktionen, Stellvertretung, Kernaufgaben und Vollmacht. Die Teile B bis F dokumentieren je Ereignis Meldung und Erstbewertung mit Entscheidungsmatrix, die Entscheidungsfragen des Krisenstabs, ein fortlaufendes Protokoll mit Uhrzeit, die Durchführung mit Zeitzielen und Mengenabgleich sowie Abschluss und Nachbetrachtung.

Inhalt des Formulars

• Hinweis zur Verwendung mit Fristen und Testkennzeichnung
• Teil A: Ernennung mit Funktionen, Stellvertretung und Kernaufgaben
• Vollmacht zum Sperren, Anhalten und Einberufen
• Teil B: Meldung mit Auslöser, Ereignisart, Gefahr und Konstellation
• Entscheidungsmatrix für die Vorfallstufen 1 bis 3
• Teil C: Acht Entscheidungsfragen inklusive Meldepflichten
• Teil D: Fortlaufendes Entscheidungs- und Kommunikationsprotokoll
• Teil E: Durchführung mit Zeitzielen und Mengenabgleich
• Teil F: Abschluss mit sieben Prüfpunkten
• Nachbetrachtung, Registereintrag und Unterschriften

Normbezug IFS Logistics Version 3

Für wen ist die Vorlage geeignet?

Für Geschäftsführung, IFS-Beauftragte, Lager- und Transportleitung und Beratende in Logistikunternehmen, die

• einen Krisenstab mit klaren Befugnissen schriftlich benennen,
• Kunden bei Rückrufen und Rücknahmen unterstützen,
• Rückruftests und reale Vorfälle nachvollziehbar protokollieren müssen.

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Häufige Fragen

Wie oft wird der Krisenstab benannt?

Die Ernennung Krisenstab stellt die Geschäftsführung mindestens jährlich und bei personellen Veränderungen aus. Jedes Mitglied bestätigt Schulung und Kenntnisnahme. Die Bereitschaftsperson und alle Mitglieder dürfen ohne Rücksprache sperren, Auslieferungen anhalten und Fahrzeuge zurückrufen.

Wie wird ein Vorfall protokolliert?

Die Bereitschaftsperson oder der IFS-Beauftragte eröffnet das Protokoll sofort mit Uhrzeit. Die Erstbewertung folgt innerhalb von 30 Minuten, bei Stufe 2 oder 3 wird der Krisenstab innerhalb einer Stunde einberufen. Jede Entscheidung und jede externe Mitteilung wird mit Uhrzeit, Begründung und Verantwortlichem eingetragen.

Sind Kontaktliste und Kommunikationsvorlagen enthalten?

Nein. Notfall- und Krisenkontaktliste, Kommunikationsvorlagen für Rückruf und Rücknahme, das Register der Rückrufe und Vorfälle sowie die Verfahrensanweisung zum Krisenmanagement sind eigene Dokumente und gehören nicht zu diesem Download.

Kann ich die Vorlage anpassen?

Ja. Die Datei ist vollständig in Word bearbeitbar. Funktionen, Stufen, Zeitziele, Entscheidungsfragen und Rollen passen Sie über die Platzhalter an Ihr Unternehmen an.