Arbeitsanweisung Dokumentenlenkung ISO 26000:2021 (Word) – Dokumente und Aufzeichnungen erstellen, freigeben, archivieren

Veraltete Versionen im Umlauf, doppelt vergebene Nummern oder zitierte Gesetze mit überholtem Stand schwächen jedes Managementsystem. Die Arbeitsanweisung Dokumentenlenkung ISO 26000 regelt den gesamten Lebenszyklus dokumentierter Informationen: Nummer aus dem Register, Erstellung im Hausstil, Prüfung des Normen- und Rechtsstatus, Freigabe nach Stufen, kontrollierte Verteilung, Revision, Archivierung und protokollierte Löschung. So bleiben Nachweise für Rechenschaft, Transparenz und Berichterstattung verfügbar und aktuell.

Inhalte der Arbeitsanweisung

• Geltungsbereich für interne und externe Dokumente sowie Aufzeichnungen
• Rollen von Dokumentenverantwortlichen, CSR-Beauftragten und Freigebenden
• Arbeitsmittel: Dokumentenregister, Vorlagen im Hausstil, Freigabeformular, Revisionsverzeichnis, Löschkonzept
• Nummernsystem, Kennzeichnung jeder Seite und Kennzeichnung von Entwürfen
• Freigabestufen je Dokumenttyp und Regeln für Revisionen
• Statusprüfung zitierter Normen, Leitfäden und Gesetze mit Prüfdatum
• Prüfung und Freigabe nach dem Vier-Augen-Prinzip, kontrollierte Verteilung
• Aufzeichnungen führen, ändern, archivieren und fristgerecht löschen
• Jährliche Überprüfung aller Dokumente vor dem Auditprogramm
• Verbote, Fehlerfälle, Nachweise sowie Statusübersicht zu Normen und Rechtsgrundlagen

Normbezug ISO 26000:2021

Für wen ist die Arbeitsanweisung geeignet?

Für CSR-Beauftragte, Managementsystembeauftragte und Dokumentenverantwortliche, die

• ein Dokumentenregister mit klarer Nummernvergabe und Freigabe aufbauen wollen,
• Aufbewahrungs- und Löschfristen für Nachweise festlegen müssen,
• den Normen- und Rechtsstand zitierter Grundlagen regelmäßig prüfen möchten.

Die Vorlage ist branchenneutral und für Organisationen jeder Größe anpassbar.

Häufige Fragen

Was ist der Unterschied zwischen Dokument und Aufzeichnung?

Dokumente beschreiben, wie etwas getan wird, und werden revisioniert. Aufzeichnungen belegen, dass es getan wurde, und werden nicht mehr geändert, sondern aufbewahrt und nach Fristablauf gelöscht.

Sind die Aufbewahrungsfristen verbindlich?

Die Tabelle nennt Mindestwerte mit ihrer Grundlage. Fristen in eckigen Klammern legst du für deine Organisation fest; handels- und steuerrechtliche Fristen sind gesondert zu prüfen. Die Vorlage ist keine Rechtsberatung.

Passt die Arbeitsanweisung zu einem bestehenden QM-System?

Ja. Nummernsystem, Freigabestufen und Ablagestruktur sind Platzhalter und lassen sich an ein vorhandenes Register oder Dokumentenmanagementsystem anpassen.

Sind die mitgeltenden Dokumente enthalten?

Nein. Die genannten Formulare, Excel-Tools, das Handbuch und die Verfahrensanweisungen gehören nicht zu diesem Download. Sie können die Verweise durch Ihre eigenen Unterlagen ersetzen.