Vertretungsregelung für Schlüsselrollen mit Übergabeprotokoll – IFS Logistics V3 Word-Vorlage

Die IFS-Beauftragte ist drei Wochen im Urlaub, am zweiten Tag meldet ein Kunde einen Fremdkörper, und niemand weiß, wer die Ware freigeben, den Kunden informieren oder das HACCP-Team einberufen darf. Eine Stellvertretung, die nur im Organigramm steht, hilft dann nicht weiter. Die Vertretungsregelung Schlüsselrollen für IFS Logistics V3 legt für jede Schlüsselrolle fest, wer sie vertritt, in welchem Umfang und mit welcher Qualifikation. Teil A gibt eine Übersicht über 17 Rollen von IFS-B, Geschäftsführung und HACCP-Teamleitung über Food Defense, Krisenstab, Lager- und Transportleitung und Kühlalarm bis zu Tankfreigabe, Line-Clearance, internen Auditoren, IT und Gefahrgut, jeweils mit Scope, erster und zweiter Vertretung, Mindestqualifikation und Erreichbarkeit. Teil B regelt je Rolle übertragene Befugnisse und ausgenommene Entscheidungen. Übergabeprotokoll, Wirksamkeitsprüfung und Freigabe schließen das Formular ab.

Inhalt des Formulars

• Hinweis zur Verwendung mit Pflege, Freigabe, Überprüfung und Erreichbarkeitstest
• Allgemeine Angaben mit Geltungsbereich, Anlass und Scope
• Übersicht der Schlüsselrollen mit erster und zweiter Vertretung
• Mindestqualifikation und Erreichbarkeit je Rolle
• Regeln für Notfallrollen und vakante Schlüsselrollen
• Einzelregelung mit Art und Umfang der Vertretung
• Übertragene Befugnisse und ausgenommene Entscheidungen
• Qualifikation, Einbindung und Systemberechtigungen der Vertretung
• Übergabeprotokoll mit offenen Vorgängen und Rückübergabe
• Überprüfung der Wirksamkeit, Freigabe und Änderungshistorie

Normbezug IFS Logistics Version 3

Für wen ist die Vorlage geeignet?

Für IFS-Beauftragte, Geschäftsführung, Personalabteilungen und Beratende in Lager-, Transport- und Speditionsunternehmen, die

• Stellvertretungen aller Schlüsselrollen verbindlich festlegen müssen,
• Notfallrollen rund um die Uhr erreichbar halten wollen,
• Übergaben bei Urlaub und Personalwechsel nachvollziehbar dokumentieren möchten.

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Häufige Fragen

Wofür wird das Formular verwendet?

Mit der Vertretungsregelung Schlüsselrollen legt die IFS-B fest, wer jede Schlüsselrolle vertritt, mit welchen Befugnissen und Grenzen, und dokumentiert Übergabe und Rückübergabe bei längerer Abwesenheit. Die Geschäftsführung gibt die Regelung frei.

Was gilt, wenn eine Vertretung noch nicht qualifiziert ist?

Dann wird ein Qualifizierungsplan mit Termin festgelegt und bis dahin eine zweite qualifizierte Person benannt. Rollen mit Notfallfunktion wie Krisenstab, Kühlalarm und IFS-B dürfen zu keinem Zeitpunkt unbesetzt sein.

Ist die Notfall- und Krisenkontaktliste enthalten?

Nein. Notfall- und Krisenkontaktliste, Organigramm, Stellenbeschreibungen und Bestellurkunden sind eigene Dokumente und gehören nicht zu diesem Download.

Kann ich die Vorlage anpassen?

Ja. Die Datei ist vollständig in Word bearbeitbar. Schlüsselrollen, Scopes, Mindestqualifikationen, Fristen und Befugnisse passen Sie über die Platzhalter an Ihr Unternehmen an.