Excel-Tool Zuwendungsregister ISO 26000:2021 – Geschenke, Einladungen, Bewirtungen und Interessenkonflikte prüfen und dokumentieren

Ein Präsentkorb vom Lieferanten, eine Einladung zum Sportereignis, ein Geschäftsessen mit dem Kunden: Solche Zuwendungen sind im Geschäftsalltag üblich, werden aber schnell heikel, wenn Wertgrenzen überschritten werden oder Amtsträger beteiligt sind. Dieses Zuwendungsregister ISO 26000 macht sie transparent. Sie erfassen erhaltene und gewährte Zuwendungen mit Datum, Art, beteiligten Personen, Geschäftspartner, Anlass, Wert und der Wertgrenze aus Ihrer Richtlinie. Der Prüfhinweis zeigt automatisch, ob die Grenze eingehalten ist, eine Genehmigung nötig ist oder Compliance einzubinden ist. Die Entscheidung dokumentieren Sie direkt: genehmigt, abgelehnt, zurückgegeben oder gespendet. Ein zweites Blatt führt offengelegte Interessenkonflikte mit Bewertung, Maßnahme und Überprüfungstermin.

Inhalte der Arbeitsmappe

• Dashboard mit Einträgen und Werten des laufenden Jahres, erhalten und gewährt, Überschreitungen, offenen Entscheidungen und aktiven Interessenkonflikten
• Filter nach Art, Richtung, Amtsträgerbeteiligung und Entscheidung
• Diagramme zum Prüfhinweis je Art und zur Verteilung der Prüfhinweise
• Rangliste „Handlungsbedarf – Top 12“ mit Amtsträgerfällen und Überschreitungen zuerst
• Register „Zuwendungen“ mit drei Beispielen und Platz für bis zu 400 Einträge
• Wert und Wertgrenze je Eintrag mit automatischem Prüfhinweis
• Register „Interessenkonflikte“ mit einem Beispiel und Platz für bis zu 150 Einträge
• Konfliktarten wie Nebentätigkeit, Beteiligung, persönliche Nähe, Mandat oder früheres Arbeitsverhältnis
• Detailauswertungen nach Art, Entscheidung, Prüfhinweis und Bewertung der Interessenkonflikte
• Legende mit Anwendungsschritten, Datenschutzhinweis, Spaltenerklärung und Änderungshistorie

Normbezug ISO 26000:2021

Für wen ist das Tool geeignet?

Für Compliance-Verantwortliche, CSR-Beauftragte und Berater, die

• Zuwendungen und Einladungen nachvollziehbar dokumentieren,
• Wertgrenzen ihrer Richtlinie im Alltag einfach anwenden wollen,
• Interessenkonflikte offenlegen, bewerten und regelmäßig überprüfen möchten.

Die Arbeitsmappe ist branchenneutral und für Organisationen jeder Größe nutzbar.

Häufige Fragen

Welche Wertgrenzen gelten?

Die Wertgrenzen legt Ihre Organisation in ihrer Richtlinie fest. Sie tragen die geltende Grenze je Zeile ein, sodass Sie für Geschenke, Bewirtungen oder Einladungen unterschiedliche Grenzen verwenden können. Die Werte in den Beispielzeilen sind keine Empfehlung.

Warum werden Amtsträger gesondert behandelt?

Bei Amtsträgern gelten strengere Maßstäbe, auch geringe Zuwendungen können problematisch sein. Deshalb zeigt der Prüfhinweis bei Beteiligung von Amtsträgern immer „Compliance einbinden“, unabhängig vom Wert. Das Tool ersetzt keine Rechtsberatung.

Wer darf das Register einsehen?

Das Register enthält personenbezogene Daten und ist vertraulich zu führen. Die Vorlage empfiehlt, den Zugriff auf Compliance und oberste Leitung zu beschränken, etwa über Ablageort und Dateiberechtigungen.

Sind die mitgeltenden Dokumente enthalten?

Nein. Die in der Legende genannten Richtlinien, Formblätter, der Verhaltenskodex und die Verfahrensanweisung gehören nicht zu diesem Download.