Excel-Tool Maßnahmenregister ISO 26000:2021 – Abweichungen, Maßnahmen, Hinweise und Beschwerden mit Fristen und Wirksamkeit

Abweichungen und Verbesserungsideen kommen aus vielen Quellen: aus internen und externen Audits, Hinweisen und Beschwerden, Reklamationen, Unfällen, der Compliance-Bewertung, der Risikoanalyse oder dem Stakeholder-Dialog. Dieses Maßnahmenregister ISO 26000 führt sie an einer Stelle zusammen. Für jede Abweichung halten Sie Anlass und Ursache fest, wählen die Maßnahmenart und legen Maßnahme, Verantwortliche und Termin fest. Excel zeigt, ob eine Maßnahme in Frist, fällig oder überfällig ist. Nach der Umsetzung prüft eine nicht beteiligte Person die Wirksamkeit. Im zweiten Blatt dokumentieren Sie Hinweise und Beschwerden mit Fall-Nummer, aber ohne Namen. Kanal, meldende Gruppe, Kategorie und Ergebnis werden erfasst, und die Fristen für Eingangsbestätigung und Rückmeldung werden automatisch überwacht.

Inhalte der Arbeitsmappe

• Dashboard mit Maßnahmen gesamt, offen, überfällig, Anteil geprüfter Wirksamkeit, offenen Hinweisen und überfälligen Fristen
• Filter nach Quelle, Kernthema, Maßnahmenart und Wirksamkeit
• Diagramme zum Maßnahmenstatus je Quelle und zur Verteilung des Status
• Rangliste „Handlungsbedarf – Top 12“, überfällige vor fälligen Maßnahmen
• Blatt „Maßnahmen“ mit drei Beispielen und Platz für bis zu 500 Maßnahmen
• Automatischer Status: in Frist, fällig ab 14 Tagen vor Termin, überfällig, erledigt
• Blatt „Hinweise und Beschwerden“ mit zwei Beispielen und Platz für bis zu 300 Fälle
• Elf Kategorien von Menschenrechten über Korruption bis Datenschutz und acht meldende Gruppen
• Automatische Prüfung von Bestätigungs- und Rückmeldefrist sowie Bearbeitungsdauer
• Legende mit Anwendungsschritten, Vertraulichkeitshinweis, Stand des HinSchG und Änderungshistorie

Normbezug ISO 26000:2021

Für wen ist das Tool geeignet?

Für CSR-Beauftragte, Meldestellen, Compliance, Managementbeauftragte und Berater, die

• alle Maßnahmen aus Audits, Hinweisen und Reklamationen zentral verfolgen,
• Hinweise und Beschwerden vertraulich und mit Fristen dokumentieren wollen,
• die Wirksamkeit von Maßnahmen nachweisen und der obersten Leitung berichten möchten.

Die Arbeitsmappe ist branchenneutral und für Organisationen jeder Größe nutzbar.

Häufige Fragen

Wie bleibt die Identität hinweisgebender Personen geschützt?

Das Register enthält nur Fall-Nummern und anonymisierte Kurzbeschreibungen. Die Identität wird ausschließlich in einer gesondert gesicherten Fallakte geführt. Den Zugriff auf das Blatt „Hinweise und Beschwerden“ beschränken Sie auf die Meldestelle.

Welche Fristen gelten für Bestätigung und Rückmeldung?

Die Fristen tragen Sie je Fall ein. Die Beispiele verwenden 7 Tage für die Eingangsbestätigung und 90 Tage für die Rückmeldung. Prüfen Sie die Fristen anhand der aktuellen Gesetzesfassung und Ihrer eigenen Verfahrensregelung. Das Tool ersetzt keine Rechtsberatung.

Wer prüft die Wirksamkeit einer Maßnahme?

Eine Person, die nicht an der Umsetzung beteiligt war. Datum, Name und Ergebnis werden je Maßnahme festgehalten. Das Dashboard zeigt den Anteil der Maßnahmen mit geprüfter Wirksamkeit.

Sind die mitgeltenden Dokumente enthalten?

Nein. Die in der Legende genannten Verfahrensanweisungen, Arbeitsanweisungen und Formblätter gehören nicht zu diesem Download.