Excel-Tool Zutrittsberechtigungsmatrix IFS Logistics V3 – Zutritt je Zone, Schlüsselregister und Besucherregister

Wer darf wohin – und mit welchem Schlüssel? Die Zutrittsberechtigungsmatrix IFS Logistics V3 legt für jede Personengruppe fest, ob sie die Sicherheitszonen 1 bis 4 per Anmeldung, Ausweis, Transponder, nur begleitet, im Vier-Augen-Prinzip, namentlich oder gar nicht betreten darf – von der Geschäftsführung über Zeitarbeitskräfte und Reinigungsdienstleister bis zu Fremdfahrern, Tankfahrern und Behörden. Befristung, Bedingungen für Zone 4 und Freigabe werden je Gruppe geführt und quartalsweise überprüft. Im Register erfassen Sie jedes Zutrittsmittel – Generalschlüssel, Zone-4-Schlüssel, Transponder, Ausweise, Fahrzeugschlüssel und Codes – mit Inhaber, Ausgabe, Quittung, Befristung und Rückgabe; die Arbeitsmappe gleicht es gegen die Matrix ab. Verluste werden mit Maßnahme und Frist bewertet, Inventuren für Zone 4 monatlich und für alle übrigen Mittel jährlich überwacht. Das Besucherregister prüft Begleitung, Erklärung, Gesundheitsabfrage und Ausweisrückgabe.

Inhalte der Arbeitsmappe

• Dashboard mit Personengruppen, Zutrittsmitteln, Verlusten, Inventur, Besuchen, Übersicht je Zone und zwei Diagrammen
• Anleitung mit Zweck, Abgrenzung, Normbezug, Vorgehen in sechs Schritten, Bewertungslogik und mitgeltenden Dokumenten
• Stammdaten mit Stichtag, Dokumentenlenkung und Änderungshistorie
• Zutrittsmatrix für eigene Beschäftigte, Zeitarbeit, Dienstleister, Fremdfirmen, Fremdfahrer, Besucher und Behörden
• Zutrittsart je Zone, höchste Zone, Befristung, Bedingungen für Zone 4, Zutrittsmittel und Freigabe
• Quartalsweise Überprüfung je Personengruppe mit Fälligkeit und Prüfung von Mindestregeln
• Register für Generalschlüssel, Zone-4-Schlüssel, Transponder, Ausweise, Fahrzeugschlüssel und Codes
• Ausgabe, Quittung, Befristung, Austritt, Rückgabe, Verlust mit Maßnahme und Frist sowie Inventur
• Besucherregister mit Gastgeber, Zone, Begleitung, Erklärung, Gesundheitsabfrage, Kommen, Gehen und Ausweisrückgabe
• Überprüfungsprotokoll, Auswahllisten und Parameter

Normbezug IFS Logistics Version 3

Für wen ist das Tool geeignet?

Für Lagerleitungen, Personalabteilungen, Empfang und IFS-Beauftragte in Logistikunternehmen, die

• Zutrittsrechte nach dem Prinzip der minimalen Berechtigung festlegen und regelmäßig prüfen wollen,
• Schlüssel, Transponder und Codes mit Ausgabe, Rückgabe, Verlust und Inventur nachweisen möchten,
• Besucher, Fremdfirmen und Fremdfahrer mit Begleitung und Erklärungen dokumentieren wollen.

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Häufige Fragen

Welche Personengruppen sind vorbereitet?

Geschäftsführung, IFS-Beauftragte, Lagerleitung, Schichtleitung, Lager, Umpacken, Wareneingang, Fahrer, Technik, IT, Verwaltung, Empfang, Zeitarbeit, Reinigung, Schädlingsbekämpfung, Kältetechnik, Besucher, Fremdfirmen, Fremdfahrer, Tankfahrer sowie Behörden und Auditoren – alle anpassbar.

Wie wird ein Zutrittsmittel gegen die Matrix geprüft?

Die Arbeitsmappe vergleicht die Zone des Mittels mit der höchsten erlaubten Zone der Personengruppe. Liegt sie darüber oder ist für Zone 4 nur Begleitung oder Vier-Augen-Prinzip vorgesehen, wird das Mittel als nicht zulässig markiert.

Was passiert bei Verlust oder Austritt?

Verluste erfassen Sie mit Meldedatum und Maßnahme wie Sperrung, Zylindertausch oder Codeänderung; die Arbeitsmappe bewertet die Frist. Nach Austritt oder Einsatzende ohne Rückgabe erscheint ein Prüfhinweis.

Kann ich die Arbeitsmappe anpassen?

Ja. Personengruppen, Zutrittsarten, Arten von Zutrittsmitteln, Prüfintervalle, Inventurintervalle, Vorwarnzeit und Verlustfristen pflegen Sie in den gelben Feldern und im Blatt „Listen“.