Gute Dokumentationspraxis Schulung IFS Logistics – Aufzeichnungen ausfüllen, korrigieren und aufbewahren (PowerPoint)

Was nicht oder falsch aufgeschrieben ist, gilt als nicht gemacht – und eine geschönte Aufzeichnung ist eine Fälschung. Ob Temperaturblatt, Laderaumkontrolle oder Freigabe gesperrter Ware: Ohne verlässliche Aufzeichnungen lässt sich weder ein CCP als beherrscht nachweisen noch ein Rückverfolgbarkeitstest bestehen. Diese Gute Dokumentationspraxis Schulung vermittelt Mitarbeitenden, Zeitarbeitskräften, Fahrern und prüfenden Führungskräften die Regeln dafür: Unterschied zwischen Dokument und Aufzeichnung, sieben Grundsätze sinngemäß nach ALCOA, Datum, Uhrzeit, Messwert und Kürzel, kein Vorausfüllen, Abweichungen ehrlich eintragen, Korrektur mit einfachem Strich, Nachtrag statt Rückdatieren, Bedeutung von Kürzeln und Vier-Augen-Prinzip, Prüfrhythmen, elektronische Aufzeichnungen mit persönlichem Konto und Audit Trail, Aufbewahrungsfristen mit Rechenbeispielen sowie die Lenkung gültiger Dokumente am Arbeitsplatz.

Inhalte der Schulung

• Dokument oder Aufzeichnung, IFS-Anforderungen 2.1.1 und 2.1.2, Bedeutung für KO-Anforderungen
• Zuständigkeiten von Mitarbeitenden, Führungskräften, QM, IFS-B, Personal und IT
• Sieben Grundsätze sinngemäß nach ALCOA
• Vor dem ersten Eintrag, zulässige und verbotene Aufzeichnungsmedien
• Datum, Uhrzeit, Werte, Felder, Zeilen und Kürzel richtig eintragen, kein Vorausfüllen
• Abweichungen ehrlich eintragen, richtig korrigieren, verbotene Korrekturtechniken
• Sonderfälle Nachtrag, Lücke, nasses Formular und Manipulationsverdacht mit Beispielen
• Bedeutung von Kürzeln, Unterschriften- und Kürzelliste, Prüfrhythmen und Regeln für Prüfer
• Elektronische Aufzeichnungen, Hybridfälle, Aufbewahrungsfristen, sichere und zugängliche Ablage
• Lenkung von Dokumenten, ehrliche Fehler und bewusste Verstöße, Überwachung, Merksätze und Kurztest

Normbezug IFS Logistics Version 3

Für wen ist die Schulung geeignet?

Für IFS-Beauftragte, QM und Führungskräfte in Logistikunternehmen, die

• alle Mitarbeitenden, Saison- und Zeitarbeitskräfte und Fahrer vor der ersten Eintragung und jährlich unterweisen,
• Führungskräfte, Lager- und Transportleitung in Prüfinhalten und Prüfrhythmen schulen,
• wiederkehrende Dokumentationsfehler aus Stichproben und Audits dauerhaft abstellen wollen.

Weitere Schulungen zu IFS Logistics finden Sie in unseren Schulungen & Präsentationen.

Häufige Fragen

Wie lange dauert die Schulung?

Etwa 60 Minuten einschließlich Kurztest und praktischer Formularübung. Für prüfende Funktionen kommen rund 20 Minuten zu Prüfinhalten und Prüfrhythmen hinzu.

Was bedeutet ALCOA?

ALCOA ist eine international bekannte Merkhilfe für zuverlässige Aufzeichnungen: zuordenbar, lesbar, zeitgleich, original und korrekt. Die Präsentation übersetzt sie in sieben praxisnahe Grundsätze für Papier und elektronische Systeme.

Gilt die Schulung auch für elektronische Aufzeichnungen?

Ja. Ein eigenes Kapitel behandelt persönliche Konten, Audit Trail, Korrekturen im WMS, Rohdaten automatischer Messsysteme, Thermodrucke, Scans und Notfallerfassung bei Systemausfall.

Kann ich Fristen und Prüfrhythmen anpassen?

Ja. Prüfrhythmen, Abrufzeiten, Aufbewahrungsfristen und Kennzahlenziele sind Beispiele aus einem durchgängigen Musterverfahren. Übernehmen Sie Ihre Aufbewahrungsfristen-Matrix und Ihre Formularnamen.