Excel-Tool Kennzahlen Managementbewertung IFS Logistics V3 – Pflichteingaben, Trends und Reklamationen

Ein Zielerreichungsgrad deutlich unter Plan, eine Reklamationsquote, die zwei Monate in Folge über dem Ziel liegt, oder eine Pflichteingabe, die kurz vor dem Termin noch fehlt – die Managementbewertung zeigt nur dann ein belastbares Bild, wenn Daten, Trends und Aussagen der Bereiche rechtzeitig vorliegen. Die Kennzahlen Managementbewertung IFS Logistics V3 bereiten die neun Mindesteingaben nach 1.3.1* und weitere Eingaben auf: Eingabeanforderung mit Frist, Eingang, Sachstand, Bewertung des Bereichs und Entscheidungsvorschlag. Das Kennzahlenset ordnet jede Kennzahl einer Eingabe zu und führt Zielrichtung, Aggregation, Ziel- und Warnwert sowie Monatswerte von 2024 bis 2026. Daraus berechnet die Arbeitsmappe Jahreswerte, den Vorjahresvergleich im gleichen Zeitraum, die letzten 12 Monate, Ampel, Trend und Signale aus der Monatsfolge und leitet die Bewertung bis zum Handlungsbedarf ab. Die monatliche Reklamationsauswertung liefert Quote je 10.000 Sendungen, Pareto, Fremdkörperarten und die Pflichtangaben für den Auditbericht; der Bereitstellungsnachweis belegt die Information der Verantwortlichen. Die Zusammenfassung dient als Vorlage für das Ergebnisprotokoll.

Inhalte der Arbeitsmappe

• Dashboard mit eingegangenen Pflichteingaben, Termin und Intervall der Managementbewertung, Kennzahlen je Bewertung, Reklamationen der letzten 12 Monate, Bewertung je Eingabe und vier Diagrammen
• Anleitung mit Zweck, Abgrenzung, Normbezug, Vorgehen in sechs Schritten, Bewertungslogik und mitgeltenden Dokumenten
• Stammdaten mit Stichtag, Dokumentenlenkung und Änderungshistorie
• Pflichteingaben 1 bis 9 nach 1.3.1* und weitere Eingaben mit Lieferant, Quellen, Frist, Eingang und Status
• Sachstand, Bewertung des Bereichs, Entscheidungsvorschlag und Ressourcen je Eingabe mit Zahl der Kennzahlen im Handlungsbedarf
• Kennzahlenset mit ID, Eingabe, Einheit, Zielrichtung, Aggregation, Frequenz, Ziel- und Warnwert, Verantwortung und Datenquelle
• Jahreswerte 2024–2026, Vorjahresvergleich im gleichen Zeitraum, letzte 12 Monate, Ampel, Trend, Signal, Bewertung und Rang
• Monatswerte je Kennzahl und Jahr mit Quartals- und Jahreswerten gemäß Aggregation
• Reklamationen je Monat nach Kategorie, Herkunft, Klasse A, Fremdkörperart, Erstreaktion, Durchlaufzeit, Quote und Trendsignal
• Zusammenfassung als Vorlage für das Ergebnisprotokoll, Überprüfungsprotokoll, Parameter und Auswertung

Normbezug IFS Logistics Version 3

Für wen ist das Tool geeignet?

Für IFS-Beauftragte, Geschäftsführung, Qualitätsmanagement und Bereichsleitungen in Logistikunternehmen, die

• die Managementbewertung mit allen Pflichteingaben und Fristen strukturiert vorbereiten wollen,
• Kennzahlen mit Vorjahresvergleich, Trend und Ampel einheitlich bewerten möchten,
• Reklamationsauswertung und Pflichtangaben für Auditbericht und Verantwortliche bereitstellen wollen.

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Häufige Fragen

Welche Eingaben sind vorgesehen?

Die neun Mindesteingaben nach 1.3.1*: Ziele und Politik einschließlich Produktsicherheitskultur, Audits und Begehungen, Kundenrückmeldungen, Prozesseinhaltung, Produktbetrug, Produktschutz, Abweichungen, Korrekturmaßnahmen und Benachrichtigungen von Behörden. Dazu kommen weitere Eingaben wie Verifizierung, Infrastruktur, Ressourcen, Dienstleister, Rückruftests und Maßnahmen aus der letzten Managementbewertung.

Wie wird eine Kennzahl bewertet?

Der Wert des laufenden Jahres wird mit dem Zielwert verglichen, bei Summen anteilig bis zum Berichtsmonat. Daraus ergeben sich Ampel, Trend gegenüber dem Vorjahr im gleichen Zeitraum – unter 5 % Änderung gilt als stabil – und Signale aus der Monatsfolge. Ein verfehltes Ziel oder drei Monate in Folge mit Verschlechterung bedeuten Handlungsbedarf mit Kommentar des Bereichs.

Wie wird die Reklamationsquote berechnet?

Berechtigte Reklamationen werden auf 10.000 Sendungen bezogen. Als Muster gilt ein Ziel von höchstens 3,5; wird es in zwei aufeinanderfolgenden Monaten überschritten, erscheint ein Trendsignal. Klasse A umfasst Temperatur, Fremdkörper, Kontamination, Manipulation und behördliche Beanstandungen.

Kann ich die Arbeitsmappe anpassen?

Ja. Kennzahlen, Ziel- und Warnwerte, Termine, Vorlauf der Eingaben, Schwellen für Warngrenze und Trend, Reklamationskategorien und die Kennzahl für das Verlaufsdiagramm pflegen Sie in den gelben Feldern und im Blatt „Listen“.