Excel-Tool Verarbeitungsverzeichnis Kundendaten ISO 26000:2021 – Verarbeitungstätigkeiten mit Löschkonzept und Vollständigkeitsprüfung

Kunden vertrauen einer Organisation ihre Daten an. Sie zu schützen und nicht länger als nötig aufzubewahren, ist Teil der gesellschaftlichen Verantwortung. Mit diesem Verarbeitungsverzeichnis Kundendaten dokumentieren Sie jede Verarbeitung mit Zweck, verantwortlichem Fachbereich, betroffenen Personen, Datenkategorien und Rechtsgrundlage. Dazu kommen Empfänger, Auftragsverarbeiter, Vertrag zur Auftragsverarbeitung, Drittlandübermittlung, System, Löschfrist, Schutzmaßnahmen und Folgenabschätzung. Eine automatische Prüfung zeigt, ob alle Pflichtangaben vorhanden sind. Im zweiten Blatt legen Sie das Löschkonzept fest: je Datenart Aufbewahrungsfrist, Fristbeginn, Grundlage, Löschmethode und Turnus. Excel berechnet den nächsten Löschlauf und zeigt, welche Löschläufe fällig oder überfällig sind.

Inhalte der Arbeitsmappe

• Dashboard mit Kennzahlen zu Verarbeitungen, Vollständigkeit, Auftragsverarbeitung, Folgenabschätzungen und fälligen Prüfungen
• Filter nach Rechtsgrundlage, besonderen Kategorien, Vertrag zur Auftragsverarbeitung und Folgenabschätzung
• Diagramme zur Vollständigkeit je Rechtsgrundlage und zur Verteilung der Rechtsgrundlagen
• Rangliste „Handlungsbedarf – Top 12“ mit unvollständigen Einträgen
• Blatt „Verarbeitungen“ mit drei Beispielen und Platz für bis zu 150 Verarbeitungen
• Rechtsgrundlagen Vertrag, Einwilligung, rechtliche Verpflichtung, berechtigtes Interesse und sonstige
• Blatt „Löschkonzept“ mit drei Beispielen und Platz für bis zu 100 Datenarten
• Automatische Berechnung von Vollständigkeit, Prüffälligkeit, nächstem Löschlauf und Fälligkeit
• Detailauswertungen zu Rechtsgrundlagen und Vollständigkeit
• Legende mit Anwendungsschritten, Stand von DSGVO und BDSG, Spaltenerklärung und Änderungshistorie

Normbezug und Rechtsgrundlagen

Für wen ist das Tool geeignet?

Für Datenschutzbeauftragte, Vertrieb, Marketing, Kundendienst, CSR-Beauftragte und Berater, die

• die Verarbeitung von Kundendaten übersichtlich dokumentieren,
• Löschfristen festlegen und Löschläufe nachweisbar durchführen wollen,
• den Schutz von Kundendaten als Teil ihrer gesellschaftlichen Verantwortung darstellen möchten.

Die Arbeitsmappe ist branchenneutral und für Organisationen jeder Größe nutzbar.

Häufige Fragen

Ersetzt die Vorlage das vollständige Verarbeitungsverzeichnis?

Nein. Die Vorlage beschränkt sich auf Kundendaten. Verarbeitungen von Beschäftigten-, Lieferanten- oder Bewerberdaten führen Sie zusätzlich. Die Struktur lässt sich dafür aber übernehmen.

Welche Angaben prüft die Vollständigkeitsprüfung?

Zweck, betroffene Personen, Datenkategorien, Rechtsgrundlage, Empfänger, Löschfrist und Schutzmaßnahmen. Fehlt eine dieser Angaben, wird der Eintrag als unvollständig markiert und erscheint im Dashboard als Handlungsbedarf.

Sind Aufbewahrungsfristen vorbelegt?

Nein. Fristen und ihre Grundlage legen Sie selbst fest und bestätigen sie am Gesetzestext, etwa mit Ihrer Steuerberatung oder Ihrem Datenschutzbeauftragten. Das Tool ersetzt keine Rechtsberatung.

Sind die mitgeltenden Dokumente enthalten?

Nein. Die in der Legende genannten Richtlinien, Formblätter und Verfahrensanweisungen gehören nicht zu diesem Download.