Arbeitsanweisung Hinweisbearbeitung ISO 26000:2021 (Word) – Hinweise und Beschwerden bearbeiten

Ein Hinweisgebersystem ist nur so gut wie die Bearbeitung jeder einzelnen Meldung. Die Arbeitsanweisung Hinweisbearbeitung ISO 26000 führt die interne Meldestelle durch den gesamten Vorgang: Eingang erfassen, binnen sieben Tagen bestätigen, Zuständigkeit und Befangenheit prüfen, Sofortmaßnahmen treffen, untersuchen und die beschuldigte Person anhören, bewerten, Abhilfe und Sanktionen veranlassen und innerhalb von drei Monaten zurückmelden. Vertraulichkeit, Repressalienverbot und Löschfristen sind in jedem Schritt verankert; Beschwerden aus der Lieferkette werden nach denselben Mindeststandards bearbeitet.

Inhalte der Arbeitsanweisung

• Geltungsbereich für Meldungen von Beschäftigten, Geschäftspartnern, Lieferkette und Dritten
• Rollen von Meldestelle, Menschenrechtsbeauftragten, AGG-Beschwerdestelle und Rechtsabteilung
• Sachlicher Anwendungsbereich nach § 2 HinSchG und erweitertes Verfahren
• Vertraulichkeit, Fristen, Dokumentation und Löschung nach HinSchG
• Repressalienverbot, Unabhängigkeit, anonyme und wissentlich falsche Meldungen
• Eingang erfassen, bestätigen und vorprüfen
• Sofortmaßnahmen, Untersuchung mit Anhörung und Bewertung mit Belegen
• Abhilfe, Sanktionen und Korrekturmaßnahmen veranlassen
• Rückmeldung, Abschluss, Nachbeobachtung und quartalsweise Auswertung
• Verbote, Fehlerfälle, Nachweise sowie Statusübersicht zu Normen und Rechtsgrundlagen

Normbezug ISO 26000:2021

Für wen ist die Arbeitsanweisung geeignet?

Für interne Meldestellen, Compliance-Verantwortliche und Menschenrechtsbeauftragte, die

• jede Meldung nach einem einheitlichen, nachvollziehbaren Ablauf bearbeiten wollen,
• Fristen, Vertraulichkeit und Dokumentation nach HinSchG sicher einhalten müssen,
• Hinweisgeberverfahren und Beschwerdeverfahren nach § 8 LkSG zusammenführen möchten.

Die Vorlage ist branchenneutral und für Organisationen jeder Größe anpassbar.

Häufige Fragen

Welche Fristen gelten für die Meldestelle?

Eingangsbestätigung spätestens nach sieben Tagen, Rückmeldung innerhalb von drei Monaten nach der Bestätigung (§ 17 HinSchG). Die Dokumentation wird drei Jahre nach Abschluss gelöscht, sofern keine längere Aufbewahrung erforderlich ist.

Wie wird mit anonymen Meldungen umgegangen?

Sie werden bearbeitet; Rückfragen laufen nur über den anonymen Kanal, und nach der Identität wird nicht geforscht.

Ersetzt die Vorlage eine rechtliche Prüfung des Verfahrens?

Nein. Sie bildet den Ablauf nach HinSchG, AGG und – sofern anwendbar – LkSG ab. Zuständigkeiten, Kanäle und Fristen stehen als Platzhalter. Die Vorlage ist keine Rechtsberatung.

Sind die mitgeltenden Dokumente enthalten?

Nein. Die genannten Formulare, Excel-Tools, Politiken, Richtlinien und Verfahrensanweisungen gehören nicht zu diesem Download. Sie können die Verweise durch Ihre eigenen Unterlagen ersetzen.