Verfahrensanweisung Sorgfaltspflicht ISO 26000:2021 (Word) – Due Diligence für Menschenrechte und Umwelt

Sorgfalt bemisst sich an der Schwere für die Betroffenen, nicht am Risiko für die Organisation. Diese Verfahrensanweisung zur Sorgfaltspflicht ISO 26000 beschreibt den vollständigen Sorgfaltsprozess für Menschenrechte und Umwelt: von der Grundsatzerklärung der obersten Leitung über eine zweistufige Risikoanalyse mit typischen Risikofeldern und Risikosituationen bis zur Prävention im eigenen Geschäftsbereich und gegenüber Zulieferern. Bei festgestellten Verletzungen gelten klare Regeln für Beendigung, Abhilfekonzept und Wiedergutmachung. Ein Beschwerdeverfahren nach den Wirksamkeitskriterien der Norm, eine jährliche Wirksamkeitsprüfung und der Bericht an die Leitung schließen den Kreis – nach den Abschnitten 7.3.1 und 6.3.3 bis 6.3.6 der ISO 26000:2021.

Inhalte der Verfahrensanweisung

• Dokumentenübersicht mit Prozess, Prozesseigner, Freigabe, Normbezug und Turnus
• Prozessstammblatt mit Eingaben, Ergebnissen, Auslösern, Wechselwirkungen, Ressourcen, Risiken und Kennzahlen
• Ziel, Zweck und Geltungsbereich für eigene Tätigkeiten, unmittelbare und anlassbezogen mittelbare Zulieferer
• Verantwortlichkeiten von oberster Leitung, Menschenrechtsbeauftragter bzw. Menschenrechtsbeauftragtem, CSR-Beauftragten, Einkauf und Personal
• Leitsätze wie Betroffenenperspektive, Angemessenheit, Bemühenspflicht und „Befähigung vor Rückzug“
• Grundsatzerklärung und Zuständigkeit, Risikoanalyse in zwei Schritten mit Prüfpunkten je Risikofeld
• Risikosituationen erkennen, Risiken nach Schwere, Wahrscheinlichkeit, Verursachungsbeitrag und Einfluss gewichten
• Prävention im eigenen Geschäftsbereich und gegenüber Geschäftspartnern, Abhilfe und Wiedergutmachung
• Beschwerdeverfahren, Wirksamkeitsprüfung, Dokumentation und Bericht
• Normen und Rechtsgrundlagen mit Status, PDCA-Zuordnung, Vollständigkeitsprüfung und Änderungshistorie

Normbezug ISO 26000:2021

Für wen ist die Verfahrensanweisung geeignet?

Für Menschenrechtsbeauftragte, Einkaufsleitungen und CSR-Beauftragte, die

• einen Sorgfaltsprozess für Menschenrechte und Umwelt einführen oder strukturieren wollen,
• Anfragen von Kunden zur Sorgfalt in der Lieferkette nachvollziehbar beantworten müssen,
• bei Verdachtsfällen bei Zulieferern sicher und angemessen handeln möchten.

Die Vorlage ist branchenneutral und für Organisationen jeder Größe anpassbar.

Häufige Fragen

Gilt die Verfahrensanweisung nur für Unternehmen unter dem Lieferkettengesetz?

Nein. Sie folgt den Empfehlungen der ISO 26000 und den UN-Leitprinzipien und ist für jede Organisation anwendbar. Die Anforderungen des LkSG gelten nur im gesetzlichen Anwendungsbereich. Paragrafenverweise sind vor der Verwendung am aktuellen Gesetzesstand zu prüfen. Eine Rechtsberatung ersetzt die Vorlage nicht.

Muss ich die Lieferbeziehung bei einem Verstoß beenden?

Nicht sofort. Vorrang haben Abhilfekonzept mit Zeitplan und Unterstützung des Zulieferers. Ein Abbruch kommt nur bei sehr schwerwiegender Verletzung in Betracht, wenn das Konzept nach Fristablauf nicht wirkt und keine milderen Mittel bestehen.

Wie unterscheidet sich die Sorgfaltspflicht vom Umgang mit Risiken und Chancen?

Risiken und Chancen betrachtet alle Kernthemen aus der Sicht von Betroffenen und Organisation. Die Sorgfaltspflicht vertieft die menschenrechtlichen und umweltbezogenen Risiken mit Grundsatzerklärung, Prävention, Abhilfe und Beschwerdeverfahren. Ihre Ergebnisse fließen in die Risiko-Chancen-Matrix ein.

Sind die mitgeltenden Dokumente enthalten?

Nein. Grundsatzerklärung, Lieferantenkodex, Excel-Tool zur Risikoanalyse, Meldeformular für Verdachtsfälle, Lieferantenformulare und Checkliste, die Arbeitsanweisungen zu Risikoanalyse, Abhilfe und Wirksamkeitsprüfung sowie die Verfahrensanweisungen zu Lieferkette und Hinweisgebersystem gehören nicht zu diesem Download.