Protokoll Abruftest archivierter Aufzeichnungen mit Bereitstellungsfristen – IFS Logistics V3 Word-Vorlage

Der Kunde fragt nach den Temperaturdaten einer Tour vom letzten Frühjahr, die zuständige Kollegin ist im Urlaub, und nach zwei Stunden Suche im Archivkeller ist der Ordner immer noch nicht gefunden. „Leicht zugänglich“ steht in der VA, geprüft hat es aber nie jemand. Das Protokoll zum Abruftest Aufzeichnungen für IFS Logistics V3 misst halbjährlich, ob angeforderte Aufzeichnungen aus aktiver Ablage, Standortarchiv, elektronischem Archiv und bei Dienstleistern fristgerecht, vollständig und lesbar vorliegen. Erfasst werden Testdatum, Testleitung, Anlass, Schicht und Abwesenheit der zuständigen Person. Die Bereitstellungsfristen von 30 Minuten bis 4 Stunden sind je Ablageort vorbelegt. Für acht Aufzeichnungen werden Ablageort, Medium, Anforderungs- und Vorlagezeit und Dauer festgehalten, danach Frist, Vollständigkeit, Lesbarkeit und Beschriftung. Kennzahl, Maßnahmen und Freigabe schließen das Protokoll ab.

Inhalt des Formulars

• Hinweis zur Verwendung mit Intervall, Auswahl und Bereitstellungsfristen
• Testdaten mit Anlass, Schicht und Randzeit
• Test der Vertretungsregelung
• Bereitstellungsfristen je Ablageort mit Herkunft der Frist
• Abgerufene Aufzeichnungen mit Ablageort und Medium
• Anforderungs- und Vorlagezeit mit Dauer
• Bewertung nach Frist, Vollständigkeit, Lesbarkeit und Beschriftung
• Kennzahl Bereitstellungszeit und nicht auffindbare Aufzeichnungen
• Maßnahmen mit Korrekturmaßnahmennummer und Gesamtergebnis
• Freigabe, mitgeltende Unterlagen und Änderungshistorie

Normbezug IFS Logistics Version 3

Für wen ist die Vorlage geeignet?

Für IFS-Beauftragte, QM, Archivverantwortliche und Beratende in Lager-, Transport- und Speditionsunternehmen, die

• die Zugänglichkeit archivierter Aufzeichnungen messbar belegen müssen,
• Vertretungsregelungen und externe Archive gezielt testen wollen,
• sich auf Anfragen im unangekündigten Audit vorbereiten möchten.

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Häufige Fragen

Wofür wird das Formular verwendet?

Mit dem Protokoll zum Abruftest Aufzeichnungen fordert die IFS-B halbjährlich ohne Vorankündigung zufällig gewählte Aufzeichnungen an, misst die Bereitstellungszeit und bewertet Vollständigkeit, Lesbarkeit und Archivbeschriftung.

Schreibt IFS feste Bereitstellungszeiten vor?

Nein. Die Fristen von 30 Minuten bis 4 Stunden sind betriebliche Festlegungen, die „leicht zugänglich“ konkretisieren. Kürzere Kundenfristen und die Zielzeit des Rückverfolgbarkeitstests gehen vor.

Ist die Aufbewahrungsfristen-Matrix enthalten?

Nein. Aufbewahrungsfristen-Matrix, Archivierungs- und Aufbewahrungsrichtlinie, VA zur Lenkung von Aufzeichnungen und Maßnahmenplan sind eigene Dokumente und gehören nicht zu diesem Download.

Kann ich die Vorlage anpassen?

Ja. Die Datei ist vollständig in Word bearbeitbar. Bereitstellungsfristen, Ablageorte, Stichprobenumfang und Intervall passen Sie über die Platzhalter an Ihr Unternehmen an.