Richtlinie Kundendaten ISO 26000:2021 (Word) – Schutz und Vertraulichkeit, Einwilligung, Datensicherheit und Datenpannen

Kunden vertrauen Ihnen ihre Daten an – und erwarten, dass Sie sorgfältig damit umgehen. Die Richtlinie Kundendaten ISO 26000 legt fest, wie Ihre Organisation Kundendaten erhebt, nutzt, schützt, weitergibt und löscht: von Datensparsamkeit und Einwilligung über transparente Information und Kundenrechte bis zu Sicherheitsmaßnahmen, Auftragsverarbeitung, Werbung und Tracking sowie dem Vorgehen bei Datenpannen – nach Abschnitt 6.7.7 der ISO 26000:2021.

Inhalte der Richtlinie

• Zweck, Ziel und Geltungsbereich für alle Kundendaten in allen Kanälen
• Grundsatzerklärung der obersten Leitung zum Schutz von Kundendaten
• Verantwortlichkeitsmatrix für Leitung, Datenschutzbeauftragte, IT, Fachbereiche und Beschäftigte
• Rechtmäßige und sparsame Erhebung, Einwilligung ohne Kopplung
• Transparente Information der Kunden bei der Erhebung
• Rechte der Kunden auf Auskunft, Berichtigung, Löschung und Widerspruch
• Technische und organisatorische Schutzmaßnahmen
• Weitergabe, Auftragsverarbeitung und Übermittlung in Drittländer
• Werbung, Profilbildung und Online-Verfolgung, Aufbewahrung und Löschung
• Datenpannen, Schulung, Kennzahlen und Status der Rechtsgrundlagen

Normbezug ISO 26000:2021

Für wen ist die Richtlinie geeignet?

Für Geschäftsleitungen, Datenschutzbeauftragte, Vertrieb, Marketing, Kundendienst und IT, die

• verständliche Regeln zum Umgang mit Kundendaten für alle Beschäftigten brauchen,
• ihren Datenschutz als Teil der gesellschaftlichen Verantwortung darstellen wollen,
• Kundenanforderungen an Vertraulichkeit und Datensicherheit nachvollziehbar erfüllen müssen.

Die Vorlage ist branchenneutral und für Organisationen jeder Größe anpassbar.

Häufige Fragen

Ersetzt die Richtlinie ein Datenschutzmanagement nach DSGVO?

Nein. Sie legt Verhaltensregeln für den Umgang mit Kundendaten fest. Verarbeitungsverzeichnis, Datenschutzinformationen, Verträge zur Auftragsverarbeitung und Löschkonzept erstellen Sie gesondert. Die Vorlage ersetzt keine Rechtsberatung.

Was gilt bei einer Datenpanne?

Jeder Verdacht wird sofort der bzw. dem Datenschutzbeauftragten gemeldet – auch außerhalb der Arbeitszeit –, weil gesetzliche Meldefristen ab Kenntnis laufen. Die Bewertung und Meldung an Behörde und Betroffene folgt dem festgelegten Ablauf.

Gilt die Richtlinie auch für Beschäftigtendaten?

Nein. Sie regelt Daten von Kunden und Interessenten. Für Beschäftigtendaten gelten eigene Regelungen, die Sie gesondert festlegen.

Sind die mitgeltenden Dokumente enthalten?

Nein. Die in der Richtlinie genannten mitgeltenden Dokumente, etwa das Löschkonzept, das Rechtekonzept oder das Formular zur Meldung von Datenpannen, gehören nicht zu diesem Download.