Formular Pflichtenübertragung ISO 26000:2021 (Word) – Aufgaben und Befugnisse an Fachverantwortliche übertragen

Die Geschäftsleitung kann nicht jede rechtliche Pflicht im Betrieb selbst überwachen, etwa im Arbeitsschutz, Umweltrecht oder Datenschutz. Sie kann Aufgaben aber auf geeignete Fachverantwortliche übertragen, wenn das klar und schriftlich geschieht. Mit dieser Pflichtenübertragung ISO 26000 legen Sie fest, für welches Rechtsgebiet und welchen Bereich die Person zuständig ist. Neun Aufgaben stehen zur Auswahl, von der Beobachtung der Rechtsentwicklung bis zur jährlichen Bewertung der Einhaltung. Die Befugnisse reichen von Weisungen über das Unterbrechen gefährlicher Tätigkeiten bis zu einem Verfügungsrahmen. Eignung, Berichtswege und die Überwachung durch die Leitung werden ebenso festgehalten wie die Erklärungen aller Beteiligten.

Inhalte des Formulars

• Zweck und Anwendung mit Vermerk in Rechtskataster und RACI-Matrix
• Beteiligte mit Vertretung, Wirksamkeit und Befristung
• Rechtsgebiet, räumlicher und sachlicher Geltungsbereich
• Maßgebliche Verpflichtungen mit Verweis auf das Rechtskataster
• Aufgaben von Rechtsbeobachtung bis Bewertung der Einhaltung
• Befugnisse, Verfügungsrahmen, Zeitanteil und Fortbildung
• Hinweis zu den Voraussetzungen einer wirksamen Übertragung
• Eignung mit Fachkunde, Zuverlässigkeit und Einweisung
• Regelbericht, Sofortmeldung und Kontrolle durch die oberste Leitung
• Erklärungen, Unterschriften, Verteiler und Widerruf

Normbezug ISO 26000:2021

Für wen ist das Formular geeignet?

Für Geschäftsführung, Compliance, Personalwesen und Berater, die

• Aufgaben zur Einhaltung rechtlicher Pflichten schriftlich übertragen wollen,
• Zuständigkeiten in Arbeitsschutz, Umwelt oder Datenschutz klären müssen,
• Übertragungen regelmäßig überprüfen und nachweisen möchten.

Das Formular ist branchenneutral und für Organisationen jeder Größe nutzbar.

Häufige Fragen

Gibt die Geschäftsleitung mit der Übertragung ihre Verantwortung ab?

Nein. Die Leitung bleibt für Auswahl, Anweisung, Ausstattung und Überwachung verantwortlich. Die Gesamtverantwortung für die Rechtseinhaltung ist nicht übertragbar.

Ersetzt das Formular die Bestellung gesetzlicher Beauftragter?

Nein. Für gesetzlich vorgeschriebene Beauftragte gelten eigene Bestellvorschriften. Das Formular eignet sich für Fachverantwortliche, die keine eigene gesetzliche Bestellung haben, und als Ergänzung.

Was passiert, wenn Befugnisse oder Mittel nicht reichen?

Die fachverantwortliche Person zeigt das der Leitung unverzüglich schriftlich an. Die Leitung entscheidet dann über zusätzliche Mittel oder eine Anpassung der Übertragung.

Sind die mitgeltenden Dokumente enthalten?

Nein. Die im Formular genannten Verfahrensanweisungen, Formulare und Excel-Tools gehören nicht zu diesem Download.