Notfallformular Warenbewegung bei Systemausfall – Formular IFS Logistics V3

Montag, 6:10 Uhr: Das WMS meldet nur noch eine Lösegeldforderung, die Scanner sind tot, und an Rampe 2 wartet der erste Kühlzug. Ohne vorbereiteten Notbetrieb weiß niemand mehr, welche Ware gesperrt ist und wohin welche Palette geht. Das Notfallformular Warenbewegung für IFS Logistics V3 sichert die Rückverfolgbarkeit, wenn WMS, TMS, Scanner oder Netzwerk ausfallen. Erfasst werden Beginn, betroffene Systeme, Ursache, verwendete Bestandsliste, ein Notfall-Nummernkreis für Ladeeinheiten, die Temperaturführung und die Kundeninformation. Jede Warenbewegung wird mit Kunde, Artikel, Charge, Menge, Lagerplatz und geprüftem Sperrstatus eingetragen, ergänzt um Sperrungen, Freigaben und Angaben zu Wareneingang und Warenausgang. Wiederherstellung, Plausibilitätsprüfung, Nachbuchung im Vier-Augen-Prinzip und die Freigabe des Normalbetriebs schließen das Formular ab.

Inhalt des Formulars

• Hinweis zur Verwendung mit Ausrufung, Bestandsliste und Nachbuchung
• Ausrufung des Notbetriebs mit betroffenen Systemen und Ursache
• Notfall-Nummernkreis, Temperaturführung und Kundeninformation
• Erfassung jeder Warenbewegung mit Pflichtdatenelementen
• Prüfung des Sperrstatus je Ladeeinheit
• Sperrungen und Freigaben während des Notbetriebs
• Ergänzende Angaben zu Wareneingang und Warenausgang
• Wiederanlauf mit Wiederherstellung und Plausibilitätsprüfung
• Nachbuchung im Vier-Augen-Prinzip mit Differenzen
• Freigabe des Normalbetriebs, Bestätigung und Änderungshistorie

Normbezug IFS Logistics Version 3

Für wen ist die Vorlage geeignet?

Für Schichtführung, Lagerleitung, IT, IFS-Beauftragte und Beratende in Lager-, Transport- und Speditionsunternehmen, die

• ihren Betrieb auf einen WMS- oder Netzwerkausfall vorbereiten,
• Notbetrieb und Wiederanlauf nach einem Cyberangriff regeln müssen,
• Notbetriebsübungen mit realen Formularen durchführen wollen.

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Häufige Fragen

Wann wird das Formular eingesetzt?

Das Notfallformular Warenbewegung wird eingesetzt, sobald die Führungskraft der Schicht in Abstimmung mit der IT den Notbetrieb ausruft, etwa bei Cyberangriff, Netzwerkausfall oder Scannerstörung. Es eignet sich auch für die jährliche Notbetriebsübung und für Rückverfolgbarkeitstests mit Systemausfall.

Woher kommen die Sperr- und Lagerplatzdaten?

Ausschließlich aus der letzten Bestandsliste als Ausdruck oder Offline-Export und den seither handschriftlich erfassten Sperrungen. Ist die Datenintegrität nach einem Cyberangriff nicht nachweisbar, wird die Ware gesperrt und bewertet.

Ist die VA zur IT-Sicherheit enthalten?

Nein. Die VA zu IT-Sicherheit und Schutz vor Cyberangriffen, die Notfallkontaktliste, das Wareneingangsprüfprotokoll und der Wiederherstellungstest sind eigene Dokumente und gehören nicht zu diesem Download.

Kann ich die Vorlage anpassen?

Ja. Die Datei ist vollständig in Word bearbeitbar. Systeme, Bewegungsarten, Nummernkreise, Fristen für die Nachbuchung und Freigabeberechtigte passen Sie über die Platzhalter an Ihr Unternehmen an.