Formular Betroffenenanfrage ISO 26000:2021 (Word) – Auskunft, Berichtigung und Löschung bearbeiten

Kunden, Bewerber oder Beschäftigte können jederzeit fragen, welche Daten Sie über sie speichern, und deren Berichtigung oder Löschung verlangen. Eine solche Anfrage kann formlos per E-Mail, Telefon oder Brief kommen, und die Antwortfrist läuft ab Eingang. Mit diesem Formular zur Betroffenenanfrage ISO 26000 bearbeiten Sie jede Anfrage nach demselben Ablauf. Sie erfassen Eingang und Fristende, prüfen, wer anfragt und ob eine Vertretung vorliegt, und ordnen das Anliegen zu. Eine Identitätsprüfung verhindert die Herausgabe an Unbefugte. Die Recherche läuft über alle typischen Systeme. Danach entscheiden Sie unter Beachtung gesetzlicher Ausnahmen, setzen um und dokumentieren die Antwort.

Inhalte des Formulars

• Zweck und Anwendung mit Hinweis auf Unentgeltlichkeit und Frist
• Eingang mit Kanal, Weiterleitung, Fristende und Eingangsbestätigung
• Anfragende Person mit Beziehung zur Organisation und Vertretung
• Art des Anliegens von Auskunft bis Überprüfung automatisierter Entscheidungen
• Identitätsprüfung mit Methode und Ergebnis
• Recherche in Kundenverwaltung, Buchhaltung, Marketing, Postfächern und Papierakten
• Prüfung von Löschhindernissen und Rechten Dritter
• Umsetzung von Widerspruch gegen Werbung und Fristverlängerung
• Information von Empfängern und Auftragsverarbeitern, Löschprotokoll
• Antwort, Fristeinhaltung, Erkenntnisse und Unterschriften

Normbezug und Rechtsgrundlagen

Für wen ist das Formular geeignet?

Für Datenschutzbeauftragte, Kundendienst, Personalwesen und Berater, die

• Auskunfts- und Löschanfragen einheitlich und fristgerecht bearbeiten wollen,
• Entscheidungen und Ausnahmen nachvollziehbar dokumentieren müssen,
• ein Anfragenregister mit allen Vorgängen führen möchten.

Das Formular ist branchenneutral und für Organisationen jeder Größe nutzbar.

Häufige Fragen

Wie lange habe ich Zeit für die Antwort?

Grundsätzlich einen Monat ab Eingang. Eine Verlängerung ist nur in begründeten Fällen möglich, und die anfragende Person muss innerhalb der ersten Frist darüber informiert werden. Prüfen Sie den aktuellen Stand der DSGVO.

Darf ich eine Ausweiskopie verlangen?

Nur so viele Angaben, wie zur Identifizierung nötig sind. Das Formular sieht vor, einen Ausweis vorlegen zu lassen, ihn aber nicht zu kopieren. Oft genügt ein Abgleich mit vorhandenen Kundendaten.

Was ist, wenn Daten nicht gelöscht werden dürfen?

Bei gesetzlichen Aufbewahrungspflichten werden die Daten gesperrt statt gelöscht. Das Formular hält den Grund und das Datum fest, bis zu dem die Sperrung gilt.

Sind die mitgeltenden Dokumente enthalten?

Nein. Die im Formular genannten Richtlinien und Excel-Tools gehören nicht zu diesem Download.