Allergenabfrage Kundenware – Datenblatt zur Einlagerung (IFS Logistics V3, Word)

Die neue Palette Backmischung kommt im Papiersack, ob sie Gluten, Sesam oder Senf enthält, weiß im Lager niemand, und sie steht direkt über der glutenfreien Ware eines anderen Kunden. Als Logistikdienstleister kennen Sie die Rezeptur nicht und müssen sie erfragen. Die Allergenabfrage Kundenware für IFS Logistics V3 holt die Angaben je Artikel vor der ersten Einlagerung beim Produktinhaber ein. Erfasst werden Kundendaten, Ansprechpartner auch für Leckage- und Notfallmeldungen, Anlass, Rückgabefrist und Erfassungsweg bis zur Stammdatenschnittstelle. Je Artikel folgen Verpackungsart mit Barriere, Aggregatzustand, Temperaturbereich und Hochrisiko-Merkmal. Für die 14 Hauptallergene kreuzt der Kunde je Artikel an, ob sie als Zutat, als Spurenhinweis oder nicht enthalten sind, ergänzt um Exportangaben für die USA. „Frei von“- und Statusanforderungen, offene Produkte, Etikettierung, Bulk-Vorfrachten, Vorgehen bei Bruch, die Bestätigung des Kunden und neun Prüfpunkte zur internen Bearbeitung schließen das Datenblatt ab.

Inhalt des Formulars

• Hinweis zur Verwendung mit Versand, Rückgabefrist und Status „U“
• Kundendaten, Ansprechpartner, Anlass und Erfassungsweg
• Artikelangaben mit Verpackungsart, Aggregatzustand und Temperaturbereich
• Hochrisiko-Merkmal je Artikel
• Allergenstatus der 14 Hauptallergene nach VO (EU) 1169/2011
• Exportangaben USA und weitere kennzeichnungsrelevante Stoffe
• „Frei von“- und Statusanforderungen an Lagerung und Transport
• Offene Produkte, Etikettierung, Bulk-Vorfrachten und Vorgehen bei Bruch
• Bestätigung des Kunden mit jährlicher Wiederholung
• Interne Bearbeitung mit WMS-Status, Allergenregister und Änderungshistorie

Normbezug IFS Logistics Version 3

Für wen ist die Vorlage geeignet?

Für Vertrieb und Kundenservice, IFS-Beauftragte, Stammdatenstellen und Beratende in Lager-, Transport- und Speditionsunternehmen, die

• allergenhaltige Kundenware sicher lagern und transportieren müssen,
• „frei von“-Anforderungen vor Vertragsabschluss prüfen wollen,
• Allergenstatus und Hochrisiko-Kennzeichen im WMS pflegen.

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Häufige Fragen

Wofür wird das Formular verwendet?

Mit der Allergenabfrage Kundenware erfragt der Vertrieb vor der ersten Einlagerung beim Produktinhaber Allergenstatus, Verpackung und besondere Anforderungen je Artikel. Die IFS-B prüft die Angaben und pflegt sie im WMS und im Allergenregister.

Was passiert, wenn der Kunde nicht antwortet?

Die Ware wird mit Status „U – unbekannt“ eingelagert und wie Hochrisiko-Allergenware behandelt: unterste Ebene, nie oberhalb anderer Lebensmittel und mit Abstand zu „frei von“-Ware. Der Vertrieb fordert die Daten kurzfristig nach.

Ist das Allergenregister enthalten?

Nein. Allergenregister, Allergen-Risikobewertung, Trennungsmatrix und die VA zum Allergenmanagement sind eigene Dokumente und gehören nicht zu diesem Download.

Kann ich die Vorlage anpassen?

Ja. Die Datei ist vollständig in Word bearbeitbar. Fristen, WMS-Kürzel, Verpackungsarten, Statusanforderungen und Vorgehen bei Bruch passen Sie über die Platzhalter an Ihr Unternehmen an.