Excel-Tool Aufbewahrungsfristen IFS Logistics V3 – Fristenmatrix, Archivverzeichnis und Fristrechner

Wie lange müssen Temperaturdaten, Laderaumkontrollen oder Reklamationen aufbewahrt werden – und darf der Archivkarton von 2022 jetzt weg? Mit dem Excel-Tool Aufbewahrungsfristen IFS Logistics V3 legen Sie das für jede Aufzeichnungsart fest. Für jede Zeile stehen IFS-Mindestfrist, gesetzliche Frist mit Fundstelle, Kundenfrist und Katalogfrist nebeneinander; maßgeblich ist automatisch die längste. Im Archivverzeichnis erfassen Sie jeden Behälter oder Datenbestand mit Zeitraum, Haltbarkeit der längstlebigen Ware und Lagerort. Fristende und „aufbewahren bis“ werden berechnet, der Status zeigt fällige Vernichtungen, Aufbewahrungssperren und vorzeitige Vernichtungen. Der Fristrechner liefert das konkrete Löschdatum für den Einzelfall.

Inhalte der Arbeitsmappe

• Dashboard mit Kennzahlen zu Fristenmatrix und Archiv, Übersicht je Kategorie und zwei Diagrammen
• Anleitung mit Zweck, Abgrenzung, Normbezug, Vorgehen in sechs Schritten und Bewertungslogik
• Stammdaten mit Stichtag, Dokumentenlenkung und Änderungshistorie
• Fristenmatrix mit 149 Aufzeichnungsarten, Formular bzw. Quelle, Kategorie K1–K4 und Produktbezug
• Fristauslöser, IFS-Mindestfrist, gesetzliche Frist mit Fundstelle, Kunden- und Katalogfrist
• Maßgebliche Frist in Monaten und Jahren mit Angabe, welche Frist bestimmt
• Medium, führendes System, Archivort, Verantwortung und Vernichtungsart
• Archivverzeichnis mit Zeitraum, Haltbarkeit, Lagerort, Fristende, „aufbewahren bis“ und Status
• Aufbewahrungssperre, Vernichtungsdatum und Protokollnummer
• Fristrechner für den Einzelfall, Überprüfungsprotokoll, Auswahllisten und Parameter

Normbezug IFS Logistics Version 3

Für wen ist das Tool geeignet?

Für IFS-Beauftragte, Qualitätsmanagement, IT und Bereichsleitungen in Logistikunternehmen, die

• Aufbewahrungsfristen für Food und Non-Food einheitlich festlegen wollen,
• Papier- und Datenarchiv mit Lagerort und Fristende führen möchten,
• Vernichtungen nur nach Fristende und mit Nachweis durchführen wollen.

Weitere Excel-Tools zu IFS Logistics finden Sie in unseren Excel-Tools.

Häufige Fragen

Welche Aufbewahrungsfrist gilt?

Immer die längste aus gesetzlicher Frist, Kundenanforderung, IFS-Mindestfrist und dem Katalog Ihrer Archivierungsrichtlinie. Die Fristenmatrix zeigt für jede Aufzeichnungsart, welche Frist bestimmend ist.

Wie wird die Frist für Lebensmittel berechnet?

Mindestens ein Jahr nach Ablauf der Haltbarkeit der längstlebigen Ware. Ist das Datum nicht bekannt, rechnet die Arbeitsmappe mit einer pauschalen Haltbarkeit, die Sie im Blatt „Listen“ festlegen.

Was passiert bei einer laufenden Reklamation?

Sie tragen eine Aufbewahrungssperre ein. Der Bestand erscheint dann als gesperrt, auch wenn die Frist abgelaufen ist; eine Vernichtung vor Fristende oder während der Sperre wird als vorzeitig markiert.

Kann ich die Arbeitsmappe anpassen?

Ja. Aufzeichnungsarten, Kategorien, Fristen, pauschale Haltbarkeit, Archivorte und Vernichtungsarten pflegen Sie in den gelben Feldern und im Blatt „Listen“. Gesetzliche Fristen gleichen Sie vor Einführung mit Ihrem Rechtskataster ab.