Excel-Tool Berechtigungsmatrix IFS Logistics V3 – Systeminventar, Rollenrechte und Rezertifizierung

Die Zeitarbeitskraft ist seit zwei Wochen weg, ihr WMS-Konto aber noch aktiv; am Rampen-PC melden sich alle mit demselben Konto an – solche Feststellungen sind im Audit schnell gemacht. Die Berechtigungsmatrix IFS Logistics V3 erfasst alle Systeme mit produktsicherheitsrelevanten Aufzeichnungen, von WMS und TMS über Temperaturmonitoring, Telematik und Kühlsteuerung bis zu Etikettendruck und Kundenportal. Für jede Funktionsrolle legen Sie die zulässigen Rechte fest. Die tatsächlichen Konten werden dagegen abgeglichen; Überberechtigungen, Sammelkonten mit Schreibrecht, fehlende MFA, abgelaufene Befristungen und verwaiste Konten nach Austritt werden automatisch gemeldet. Die quartalsweise Rezertifizierung ist je System mit Bereinigungsfrist dokumentiert.

Inhalte der Arbeitsmappe

• Dashboard mit Kennzahlen zu Systemen und Konten, Übersicht je System und zwei Diagrammen
• Anleitung mit Zweck, Abgrenzung, Normbezug, Vorgehen in sechs Schritten und Bewertungslogik
• Stammdaten mit Stichtag, Dokumentenlenkung und Änderungshistorie
• Systeminventar mit 11 Systemen, Klasse S1–S3, Kritikalität und Betriebsart
• Audit Trail, MFA für Administration und Fernzugriff sowie Notfallalternative je System
• Rollenmatrix mit Soll-Stufe je Funktionsrolle und System von Lesen bis Administrieren
• Benutzerkonten mit Kontoart, Ist-Stufe und automatischem Soll-/Ist-Abgleich
• Austritt, Befristung, Sperrung und Erkennung verwaister Konten
• Quartalsweise Rezertifizierung je System mit Bereinigungsfrist
• Überprüfungsprotokoll, Auswahllisten und Parameter

Normbezug IFS Logistics Version 3

Für wen ist das Tool geeignet?

Für IT-Verantwortliche, IFS-Beauftragte und Bereichsleitungen in Logistikunternehmen, die

• Zugriffsrechte auf elektronische Aufzeichnungen nachvollziehbar regeln wollen,
• Konten von Zeitarbeitskräften, Fahrern und Dienstleistern zuverlässig sperren möchten,
• Rezertifizierungen für Audit und Produktschutz belegen wollen.

Weitere Excel-Tools zu IFS Logistics finden Sie in unseren Excel-Tools.

Häufige Fragen

Was ist der Unterschied zwischen Soll und Ist?

Die Rollenmatrix legt fest, welche Rechte eine Funktionsrolle in jedem System haben darf. In der Kontenliste tragen Sie die tatsächlich vergebenen Rechte ein. Die Arbeitsmappe vergleicht beides und meldet Überberechtigungen.

Was ist ein verwaistes Konto?

Ein Konto, das nach Austritt oder Einsatzende noch aktiv ist. Die Arbeitsmappe erkennt auch abgelaufene Befristungen, etwa bei Zeitarbeitskräften oder Auditoren, und verspätete Sperrungen.

Wie oft werden die Berechtigungen rezertifiziert?

Standardmäßig quartalsweise je System. Die Fachverantwortlichen bestätigen die Kontenliste, überflüssige Rechte werden entzogen und Abweichungen innerhalb der festgelegten Frist bereinigt.

Kann ich die Arbeitsmappe anpassen?

Ja. Systeme, Funktionsrollen, Rechtestufen, Rezertifizierungsintervall, Vorwarnzeit und Bereinigungsfrist pflegen Sie in den gelben Feldern und im Blatt „Listen“.