Formular Eingangsbestätigung Hinweisgeber ISO 26000:2021 (Word) – Bestätigung, Zwischenstand und Abschlussmitteilung

Hinweisgebende Personen haben Anspruch auf eine Bestätigung ihrer Meldung und auf eine Rückmeldung innerhalb fester Fristen. Gleichzeitig darf die Meldestelle keine vertraulichen Einzelheiten über Betroffene preisgeben. Diese Vorlagen zur Eingangsbestätigung Hinweisgeber ISO 26000 lösen beides. Vorlage A bestätigt den Eingang, sichert Vertraulichkeit und Schutz vor Benachteiligung zu und nennt den Zeitrahmen. Vorlage B informiert über den Zwischenstand bei längerer Bearbeitung. Vorlage C teilt das Ergebnis mit, beschreibt Maßnahmen nur allgemein und verweist auf die externe Meldestelle. Ein Versandvermerk dokumentiert, wann welche Mitteilung über welchen Kanal versandt wurde, auch bei anonymen Meldungen.

Inhalte des Formulars

• Zweck und Anwendung mit den Fristen für Bestätigung und Rückmeldung
• Vorgangsdaten mit Eingang, Kanal und namentlicher oder anonymer Meldung
• Vorlage A: Eingangsbestätigung mit Vorgangsnummer
• Zusicherung von Vertraulichkeit und Schutz vor Benachteiligung
• Vorlage B: Zwischenstand mit voraussichtlichem Abschluss
• Hinweis, warum keine Einzelheiten zu internen Maßnahmen genannt werden
• Vorlage C: Abschlussmitteilung mit Ergebnis zum Ankreuzen
• Allgemeine Beschreibung der ergriffenen Maßnahmen
• Hinweis auf die externe Meldestelle
• Versandvermerk und Unterschriften im Vier-Augen-Prinzip

Normbezug und Rechtsgrundlagen

Für wen ist das Formular geeignet?

Für interne Meldestellen, Compliance, Ombudspersonen und Berater, die

• die gesetzlichen Fristen für Bestätigung und Rückmeldung sicher einhalten wollen,
• einheitliche, vertrauliche Schreiben an Hinweisgebende benötigen,
• den Versand jeder Mitteilung nachvollziehbar dokumentieren müssen.

Das Formular ist branchenneutral und für Organisationen jeder Größe nutzbar.

Häufige Fragen

Muss die Rückmeldung nach drei Monaten schon das Endergebnis enthalten?

Nicht unbedingt. Ist die Prüfung noch nicht abgeschlossen, informieren Sie mit Vorlage B über den Stand und die geplanten Schritte. Die Abschlussmitteilung folgt, sobald das Ergebnis feststeht.

Wie antworte ich bei anonymen Meldungen?

Über den Kanal, über den die Meldung eingegangen ist, zum Beispiel ein anonymes Postfach im Online-System. Ohne Rückkanal vermerken Sie im Versandvermerk, dass keine Mitteilung möglich war.

Wie viel darf ich über Maßnahmen mitteilen?

Nur so viel, wie die Rechte der betroffenen Personen und laufende Ermittlungen zulassen. Die Vorlage enthält dafür allgemeine Formulierungen wie „organisatorische Maßnahmen im betroffenen Bereich“.

Sind die mitgeltenden Dokumente enthalten?

Nein. Die im Formular genannten Verfahrensanweisungen, Arbeitsanweisungen und Excel-Tools gehören nicht zu diesem Download.