Excel-Tool Lizenzverzeichnis ISO 26000:2021 – Software, Bilder, Marken und Patente mit Nachweis, Laufzeit und Lizenzdeckung

Ein Foto auf der Website ohne Lizenz, mehr Software-Installationen als gekaufte Lizenzen oder eine Marke, deren Verlängerung verpasst wird: Fremde und eigene Rechte zu achten, gehört zu fairen Geschäftspraktiken. Mit diesem Lizenzverzeichnis ISO 26000 führen Sie alle von Dritten eingeräumten Nutzungsrechte und alle eigenen Schutzrechte an einer Stelle. Je Recht erfassen Sie Art, Bezeichnung, Rechteinhaber oder Lizenzgeber, Umfang der Nutzung, Nachweis mit Ablageort, Beginn, Ablauf oder Verlängerung und jährliche Kosten. Bei Software tragen Sie die Zahl der Lizenzen und der tatsächlichen Nutzungen ein. Excel zeigt dann, ob eine Unterdeckung, Überdeckung oder volle Deckung besteht. Ablauf- und Verlängerungstermine werden 90 Tage vorher als fällig angezeigt.

Inhalte der Arbeitsmappe

• Dashboard mit Einträgen, fremden Rechten, eigenen Schutzrechten, Unterdeckung, abgelaufenen oder ablaufenden Rechten und fehlenden Nachweisen
• Filter nach Art, eigen oder fremd und vorhandenem Nachweis
• Diagramme zur Fälligkeit je Art und zur Verteilung der Fälligkeiten
• Rangliste „Handlungsbedarf – Top 12“, abgelaufene vor ablaufenden Rechten
• Verzeichnis mit drei Beispielen und Platz für bis zu 400 Einträge
• Spalte für den Umfang der Nutzung mit Zweck, Medien, Gebiet, Dauer und Bearbeitung
• Automatische Berechnung von Lizenzdeckung und Fälligkeit
• Jährliche Kosten je Recht mit Auswertung je Art
• Detailauswertungen nach Art, Fälligkeit, Lizenzdeckung und Kosten
• Legende mit Anwendungsschritten, Spaltenerklärung und Änderungshistorie

Normbezug ISO 26000:2021

Für wen ist das Tool geeignet?

Für IT, Marketing, Geschäftsführung, Compliance und Berater, die

• Software-, Bild- und Schriftlizenzen mit Nachweis an einer Stelle führen,
• Unterlizenzierung erkennen und bei der jährlichen Software-Inventur abgleichen wollen,
• Verlängerungstermine eigener Marken, Patente und Domains nicht verpassen möchten.

Die Arbeitsmappe ist branchenneutral und für Organisationen jeder Größe nutzbar.

Häufige Fragen

Wie wird die Lizenzdeckung berechnet?

Aus der Zahl der erworbenen Lizenzen und der tatsächlichen Nutzungen, etwa Installationen oder Nutzer. Gibt es mehr Nutzungen als Lizenzen, zeigt das Tool „Unterdeckung“, bei weniger Nutzungen „Überdeckung“. Ohne Zahlen bleibt das Feld leer, zum Beispiel bei Marken.

Warum warnt das Tool schon 90 Tage vor Ablauf?

Verlängerungen von Lizenzen, Marken oder Domains brauchen Vorlauf für Entscheidung, Budget und Zahlung. Mit 90 Tagen Vorwarnung bleibt genug Zeit, ohne dass ein Recht unbemerkt ausläuft.

Prüft das Tool Schutzfristen und Gebühren?

Nein. Schutzfristen und Verlängerungsgebühren entnehmen Sie dem Vertrag oder den Angaben des zuständigen Amts. Das Verzeichnis überwacht die Termine, die Sie eintragen. Es ersetzt keine Rechtsberatung.

Sind die mitgeltenden Dokumente enthalten?

Nein. Die in der Legende genannten Richtlinien, Formblätter und der Verhaltenskodex gehören nicht zu diesem Download.