Bereitschaftsplan Krisenbereitschaft (24/7) mit Übergabeprotokoll – Formular IFS Logistics V3

Freitag, 17 Uhr, das Diensthandy wechselt von der Lagerleitung zum IFS-Beauftragten, nur das Ladegerät bleibt im Büro, und der Remote-Zugang zum WMS ist seit dem Update gesperrt. Am Sonntag ruft der erste Kunde an. Der Bereitschaftsplan Krisenbereitschaft für IFS Logistics V3 sorgt dafür, dass rund um die Uhr eine geschulte, bevollmächtigte Person erreichbar ist. Er legt Regeln für Rückrufzeit, Eskalation, Befugnis und Ausstattung fest, listet die berechtigten Personen und teilt die Bereitschaft je Kalenderwoche ein. Ein Übergabeprotokoll mit sieben Prüfpunkten, die Dokumentation von Einsätzen und Testanrufen sowie die Quartalsauswertung schließen das Formular ab.

Inhalt des Formulars

• Hinweis zur Verwendung mit Planungsrhythmus und Aushang
• Stammdaten mit Bereitschaftsnummer, Wechselrhythmus und Eskalation
• Acht Regeln von Rückrufzeit bis Voraussetzung
• Bereitschaftsberechtigte Personen mit Schulung und Vollmacht
• Bereitschaftsplan je Kalenderwoche mit Stellvertretung
• Kennzeichnung von Feiertagen, Inventuren und Tausch
• Sieben Prüfpunkte bei jeder Übergabe
• Übergabeprotokoll mit offenen Vorgängen und Unterschriften
• Einsätze, Testanrufe und Fehlalarme mit Rückrufzeit
• Quartalsauswertung und Kenntnisnahme der Geschäftsführung

Normbezug IFS Logistics Version 3

Für wen ist die Vorlage geeignet?

Für Geschäftsführung, IFS-Beauftragte, Lagerleitung und Beratende in Lager-, Transport- und Speditionsunternehmen, die

• eine Krisenbereitschaft rund um die Uhr organisieren,
• die Übergabe von Diensthandy und Bereitschaftsmappe absichern wollen,
• die Erreichbarkeit regelmäßig testen und belegen müssen.

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Häufige Fragen

Wer erstellt den Plan?

Den Bereitschaftsplan Krisenbereitschaft erstellt die Geschäftsführung oder in ihrem Auftrag der IFS-Beauftragte mindestens quartalsweise im Voraus. Die Geschäftsführung gibt ihn frei, danach wird er an Pforte, Leitstand und im Krisenraum ausgehängt. Eingeteilt werden nur geschulte und schriftlich bevollmächtigte Personen.

Was gilt, wenn jemand ausfällt?

Die eingeteilte Person informiert sofort die planende Person und bleibt verantwortlich, bis eine Ersatzperson die Übernahme bestätigt hat. Ein Tausch ist nur mit Eintrag im Plan und Zustimmung der planenden Person möglich. Der Plan muss ohne Unterbrechung besetzt sein.

Ist die Krisenkontaktliste enthalten?

Nein. Notfall- und Krisenkontaktliste, Ernennung Krisenstab und Entscheidungsprotokoll, Kommunikationsvorlagen und die Verfahrensanweisung zum Krisenmanagement sind eigene Dokumente und gehören nicht zu diesem Download.

Kann ich die Vorlage anpassen?

Ja. Die Datei ist vollständig in Word bearbeitbar. Wechselrhythmus, Rückrufzeit, Eskalation, Prüfpunkte und Anzahl der Testanrufe passen Sie über die Platzhalter an Ihr Unternehmen an.