Excel-Tool Vertragsregister IFS Logistics V3 – Vertragsprüfung, Laufzeiten und Änderungsmanagement

Ein Vertrag läuft aus, der Folgevertrag ist noch nicht unterschrieben, und die Ware liegt weiter im Lager – genau solche Lücken soll die Vertragsprüfung nach IFS Logistics verhindern. Das Vertragsregister IFS Logistics V3 führt alle Vereinbarungen mit Kunden vom Kontraktlogistikvertrag über Qualitätssicherungsvereinbarung und Logistikhandbuch bis zum Einzelauftrag, jeweils mit Vertragsprüfung, Anforderungsprofil, Prüfvermerk der/des IFS-Beauftragten, Genehmigung, Version und Status. Aus Laufzeit, Kündigungsfrist und automatischer Verlängerung berechnet die Arbeitsmappe den spätesten Kündigungstermin und eine Laufzeit-Ampel mit Wiedervorlage 90 Tage vorher. Jede Vertragsänderung klassifizieren Sie als sicherheits-, qualitäts- oder kommerziell relevant, ordnen sie dem Bereich der KO-Anforderung Nr. 4 zu und verfolgen Genehmigung, Kommunikation, Stammdatenanpassung und Wirksamkeit bis zur Bestätigung beim Erstauftrag. Das Dashboard zeigt fehlende Prüfvermerke, ablaufende Verträge, offene Änderungen und die Bearbeitungszeit.

Inhalte der Arbeitsmappe

• Dashboard mit Vertragsstatus, Laufzeiten, Änderungen je Bereich der KO-Anforderung Nr. 4 und zwei Diagrammen
• Anleitung mit Zweck, Abgrenzung, Normbezug, Vorgehen, Bewertungslogik und mitgeltenden Dokumenten
• Stammdaten mit Stichtag, Dokumentenlenkung und Änderungshistorie
• Vertragsregister mit Vertragsart, Leistungen, Produkt-Scope, Temperaturklasse und Version
• Vertragsprüfung, Anforderungsprofil, Prüfvermerk der/des IFS-Beauftragten, Genehmigung und Unterzeichnung
• Gültigkeit, Laufzeit, Kündigungsfrist, automatische Verlängerung, spätester Kündigungstermin und Laufzeit-Ampel
• Jährliche Überprüfung, Status, Kommunikation an die Bereiche und Kennzeichen für PSQ-Anforderungen
• Änderungsregister mit Auslöser, Inhalt, Klasse, Bereich nach 4.1.3*, Änderungsprüfung und Genehmigung
• Kommunikation, Stammdatenanpassung, Wirksamkeitsbestätigung, Bearbeitungszeit, Umsetzungsstatus und Frist
• Überprüfungsprotokoll, Auswahllisten und Parameter

Normbezug IFS Logistics Version 3

Für wen ist das Tool geeignet?

Für Geschäftsführung, Vertrieb, Vertragsmanagement und IFS-Beauftragte in Logistikunternehmen, die

• alle Kundenverträge mit Prüfung, Genehmigung und Laufzeit an einer Stelle führen wollen,
• Kündigungstermine und auslaufende Vereinbarungen rechtzeitig erkennen möchten,
• Vertragsänderungen bis zur Umsetzung in den Bereichen nachvollziehbar steuern wollen.

Weitere Excel-Tools zu IFS Logistics finden Sie in unseren Excel-Tools.

Häufige Fragen

Was prüft die Arbeitsmappe je Vertrag?

Ob die Vertragsprüfung vor Gültigkeitsbeginn stattfand, ein Anforderungsprofil vorliegt, der Prüfvermerk der/des IFS-Beauftragten für die KO-Anforderung Nr. 4 eingetragen ist, der Vertrag unterzeichnet und an die Bereiche kommuniziert wurde. Fehlt etwas, erscheint ein Prüfhinweis.

Wie werden Laufzeiten überwacht?

Aus Laufzeitende und Kündigungsfrist berechnet die Arbeitsmappe den spätesten Kündigungstermin. Die Laufzeit-Ampel zeigt Wiedervorlage, automatische Verlängerung, nahendes Laufzeitende und abgelaufene Verträge, die noch als gültig geführt werden.

Wie werden Vertragsänderungen behandelt?

Jede Änderung erhält eine Klasse: A sicherheitsrelevant, B qualitätsrelevant oder C kommerziell. Bei A und B müssen Genehmigung und Kommunikation vor dem Wirksamwerden erfolgen, bei C gilt eine Bearbeitungsfrist von zehn Arbeitstagen. Die Wirksamkeit bestätigt die Führungskraft beim Erstauftrag.

Kann ich die Arbeitsmappe anpassen?

Ja. Vertragsarten, Genehmigungsbefugnisse, Status, Änderungsklassen, Auslöser, Vorwarnzeiten und Fristen pflegen Sie in den gelben Feldern und im Blatt „Listen“.