Verfahrensanweisung Rückrufmanagement IFS Logistics V3 – Rückruf, Rücknahme, Krisenstab, Kommunikationsplan, Rückruftest

Freitagabend ruft ein Kunde an: Eine Charge Hackfleisch muss sofort gesperrt werden. Die Bürodurchwahl der Qualitätssicherung ist nicht besetzt, die Kontaktliste ist zwei Jahre alt, und niemand weiß, ob die Schichtleitung Auslieferungen anhalten darf. Die Verfahrensanweisung Rückrufmanagement IFS Logistics V3 klärt zuerst die Rolle des Logistikdienstleisters je Konstellation: Unterstützer, Verursacher, Eigentümer der Ware oder Betroffener bei höherer Gewalt. Krisenstab mit Stellvertretungen und Befugnissen, Krisenraum, vorbereitende Festlegungen mit Kunden, die 24/7-Bereitschaft und die Notfall- und Krisenkontaktliste mit Prüfregeln sind festgelegt. Ein dreistufiges Modell mit Entscheidungsfragen steuert die Reaktion, Zeitziele regeln Systemsperre, Auslieferungsstopp, Lokalisierung, Rückholung und Mengenabgleich. Sofortmaßnahmen für Kühlausfall, Brand, Cyberangriff und Erpressung, ein Kommunikationsplan mit Produktinhabern, Behörden und Medien, die Meldung an die Zertifizierungsstelle, Abschluss und Register, der Rückruftest mit Bewertungskriterien und die Schulung schließen die Vorlage ab.

Inhalt der Verfahrensanweisung

• Prozessstammblatt mit Prozessablauf, Normbezug, Turnus und Messgrößen
• Ziel, Geltungsbereich mit Ereignisarten, Verantwortungsmatrix und Begriffe
• Rollenverteilung in der Lieferkette je Konstellation
• Krisenstab, Befugnisse und vorbereitende Festlegungen mit Kunden
• 24/7-Bereitschaft und Notfall- und Krisenkontaktliste
• Erkennung, Alarmierung und Entscheidungsfindung im Stufenmodell
• Sperren, Lokalisieren, Zurückholen und Mengenabgleich
• Kommunikationsplan und Meldung an die Zertifizierungsstelle
• Abschluss, Register, Rückruftest und Schulung
• Anhänge: Entscheidungsmatrix, Kontaktliste, Testprotokoll, Verweise

Normbezug IFS Logistics Version 3

Für wen ist die Vorlage geeignet?

Für IFS-Beauftragte, Geschäftsführung, Lager- und Transportleitung und Beratende in Lager-, Transport- und Speditionsunternehmen, die

• auch nachts und am Wochenende handlungsfähig sein müssen,
• Kundenrückrufe schnell und nachweisbar unterstützen wollen,
• einen Rückruftest planen, der den gesamten Prozess abdeckt.

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Häufige Fragen

Was regelt die Verfahrensanweisung?

Sie regelt das Rückrufmanagement IFS Logistics V3 für Rückrufe, Rücknahmen, Vorfälle und Notfälle: Rollen, Krisenstab, 24/7-Bereitschaft, Kontaktliste, Entscheidungsfindung, Sperrung und Lokalisierung, Kommunikation, Meldungen, Abschluss, Test und Schulung.

Wer entscheidet bei Kundenware über den Rückruf?

In der Regel der Produktinhaber. Der Logistikdienstleister sperrt, lokalisiert und holt zurück. Liegt die Ursache in der eigenen Tätigkeit oder ist das Unternehmen selbst Eigentümer der Ware, gelten zusätzliche eigene Pflichten, die die Vorlage je Konstellation beschreibt.

Sind Kontaktliste und Testprotokoll als Formulare enthalten?

Die Vorlage enthält den Mindestinhalt der Kontaktliste, eine Entscheidungsmatrix und ein Muster-Testprotokoll. Kontaktliste, Ernennung Krisenstab, Kommunikationsvorlagen, Register und Testprotokoll als Formular sind eigene Dokumente; diese gehören nicht zu diesem Download.

Kann ich die Vorlage anpassen?

Ja. Die Datei ist vollständig in Word bearbeitbar. Firmenname, Krisenstab, Bereitschaftsnummer, Zeitziele, Krisenraum und Testszenarien passen Sie über die Platzhalter an Ihr Unternehmen an.