Störungs- und Abweichungsmeldung Prozess – Formular IFS Logistics V3

Nachts um drei fällt der Scanner-Server aus, die Nachtschicht kommissioniert auf Papier weiter, und am Morgen weiß niemand, welche Chargen auf welche Tour gingen. Genau dafür braucht es eine Meldung, die sofort angelegt wird und nicht erst, wenn alle Angaben vorliegen. Die Störungs- und Abweichungsmeldung für IFS Logistics V3 dokumentiert jede Störung in Lager, Umschlag, Transport und Verarbeitung mit möglichem Einfluss auf Produktsicherheit, Legalität, Authentizität oder Qualität. Erfasst werden Ort, Meldeweg, eine von neun Kategorien und die Beschreibung, danach Sofortmaßnahmen und gesperrte Ware. Klassifizierung mit Bewertungsfrist, Entscheidung über die Ware, Information und Eskalation sowie Ursachenanalyse und Wirksamkeitsprüfung schließen den Vorgang ab.

Inhalt des Formulars

• Hinweis zur Verwendung mit Meldeweg und 30-Minuten-Frist
• Erstmeldung mit Ort, Meldeweg und Beschreibung
• Neun Kategorien von Temperatur bis Dienstleister
• Sofortmaßnahmen mit Uhrzeit und Ausführendem
• Liste gesperrter Ware mit Kunde, Charge und Sperrvermerk
• Klassifizierung A, B oder C mit Bewertungsfrist
• Sechs Prüfpunkte zur Bewertung der Auswirkungen
• Entscheidung über die Ware und Entscheidung des Produktinhabers
• Information und Eskalation an sieben Empfänger
• Ursachenanalyse, Korrekturmaßnahmen, Wirksamkeit und Abschluss

Normbezug IFS Logistics Version 3

Für wen ist die Vorlage geeignet?

Für Schichtleitung, Disposition, IFS-Beauftragte und Beratende in Lager-, Transport- und Speditionsunternehmen, die

• Störungen und Abweichungen einheitlich über alle Bereiche erfassen,
• betroffene Ware auch nachts und am Wochenende sicher sperren müssen,
• Meldungen für Trendauswertung und Managementbewertung nutzen wollen.

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Häufige Fragen

Wer meldet und wer bewertet?

Wer eine Störung feststellt, meldet sie sofort an Schichtleitung oder Disposition. Diese legen die Störungs- und Abweichungsmeldung spätestens 30 Minuten nach der Feststellung an und füllen Erstmeldung, Sofortmaßnahmen und Sperrung aus. Bewertung, Information und Maßnahmen ergänzt der IFS-Beauftragte.

Wann wird Ware freigegeben?

Im Zweifel wird gesperrt, physisch und im WMS. Die Freigabe erfolgt erst nach dokumentierter Bewertung. Ohne Einschränkung darf nur freigegeben werden, wenn die Kundenvereinbarung eine eigenständige Freigabe erlaubt, sonst nach schriftlicher Entscheidung des Produktinhabers.

Ist die Kundeninformation enthalten?

Nein. Kundeninformation bei Leistungsabweichung, Alarmplan, Korrekturmaßnahmenprotokoll des HACCP-Plans und Maßnahmenplan sind eigene Dokumente und gehören nicht zu diesem Download.

Kann ich die Vorlage anpassen?

Ja. Die Datei ist vollständig in Word bearbeitbar. Kategorien, Klassen, Bewertungsfristen, Empfänger und Rollen passen Sie über die Platzhalter an Ihr Unternehmen an.